現場での注目テーマ
この記事がオススメな方
1. 紙や表計算ソフト中心で業務を管理している中小企業の経営者・管理職層
日々の業務が非効率と感じているが、具体的な改善手段が見えておらず、業務の標準化・可視化・属人化解消に関心を持っている。
2. IT（インフォメーションテクノロジー、以下同じ）専任者が不在の中小企業で、業務改善を任されている総務・事務担当者
自社にIT人材や予算が少ない中、現場レベルで対応できる効率化ツールを探しており、運用ハードルの低いクラウド（インターネット経由でデータやアプリを利用できる仕組み、以下同じ）サービスに興味がある。
3. 既存の業務フローに課題を感じている営業・製造・サービス部門の現場責任者
情報共有の遅れや対応漏れ、データの重複管理など、日常業務の非効率に直面しており、現場主導で解決できる柔軟な仕組みを探している。
4. 業務改善の提案を上層部に行いたい若手社員やバックオフィス職
現状のツールに限界を感じており、具体的な改善手法を探している。kintoneを提案するにあたり、現場の課題と解決策を整理した資料が欲しい。
5. デジタル化を模索している地域密着型・業種特化型の中小企業オーナー
大手向けのシステムではなく、自社規模に見合った柔軟で持続可能なツールを求めており、導入事例や費用感を重視して情報収集している。
1. 業務が属人化する中小企業の現場課題とは
中小企業では限られた人員に業務が集中しやすく、情報やノウハウが特定の担当者に依存する「属人化」が深刻です。表計算ソフトや紙での管理では共有性に限界があり、情報の断絶や業務停滞のリスクが高まります。
2. kintoneによるアプリ設計で情報の一元管理を実現
kintoneはノーコード（プログラミング言語によるソースコードの記述を必要とせず、画面上で部品を組み合わせるだけでアプリケーションやWebサービスを開発できる手法、以下同じ）で業務アプリを作成でき、顧客・案件・日報などの情報を一元管理できます。複数のファイルや紙で分散していた情報をクラウドで集約し、チーム全体で共有・活用できる環境を整備できます。
3. 報連相の見える化と業務フローの効率化
レコード（データベースを構成する単位のひとつ、以下同じ）単位でコメントを残したり通知を自動送信できるkintoneの機能により、報告・連絡・相談の履歴を見える化できます。情報が整理され、対応漏れや確認ミスを防ぐ業務体制の構築が可能です。
4. 業務改善の第一歩としてのkintone活用事例
公式に紹介されている中小企業の導入事例では、工程管理やスケジュール共有、在庫・受発注管理などの業務で成果が上がっており、スモールスタートでも実用的な改善効果が確認されています。
5. IT人材がいない企業でも運用可能な導入・コスト設計
kintoneは、IT部門のない中小企業でも導入しやすく、運用負担も少ないのが特長です。操作サポートや外部支援体制も整っています。
中小企業では業務の多くが限られた人材によって担われるため、属人化の傾向が強く、業務の引き継ぎや共有が滞ることが課題となります。総務・営業・経理などの各業務において、「あのファイルは〇〇さんのPCにしかない」「マクロ（コンピュータ上で一連の操作を記録し、後でまとめて実行できる機能）が分からないと修正できない」といった状況は少なくありません。
このような属人化は、業務の遅延・ミス・情報の分断を引き起こし、組織全体の生産性低下につながります。2023年の中小企業白書（中小企業庁）でも、ITツール未導入の企業では業務の個人依存が高く、業務改善が進みにくいという傾向が示されています。
こうした背景から、業務情報を誰でも見られる状態にし、仕組みとして管理することが中小企業にとって喫緊の課題となっています。
kintoneは、業務ごとに「アプリ」を作成し、データをクラウド上で一元管理できるツールです。たとえば「顧客管理」「日報管理」「契約管理」といったアプリをそれぞれ作成し、関連する情報を一括して入力・参照・更新できます。
アプリの作成はノーコードで完結し、フォーム設計・一覧表示・グラフ化なども直感的な操作で設定可能です。作成したアプリは権限管理を通じて部門ごとに閲覧制限もでき、情報の集約と統制を両立できる点が特徴です。
これにより、個別の表計算ソフトファイルや紙帳票に散在していた業務情報を、組織として共有・蓄積・活用できる体制が整います。
業務の中で多く発生するのが、「報告・連絡・相談（報連相）」に関するやり取りです。kintoneでは、各レコード（案件や顧客情報など）ごとにコメント機能を利用することで、やり取りの履歴を記録・共有することができます。
これにより、口頭やメール、個別のチャットで行われていたやり取りを対象業務にひもづけて管理できるため、担当者が変わっても経緯を即座に把握できます。また、通知機能を使えば、更新やコメント追加時に関係者へ即時にアラートが届き、確認漏れや対応遅れを防げます。
kintone上のコメント・通知・履歴機能は、単なるデータ入力だけでなく、業務フローそのものを効率化・標準化する仕組みとして機能しています。
実際に多くの中小企業が、表計算ソフトや紙の運用からkintoneへの移行によって業務改善を実現しています。サイボウズ公式サイトに掲載されている事例の一例として、建設業での工程管理の改善や、教育業界での講師スケジュール管理などがあります。
たとえば、ある中小製造業では、従来紙で行っていた受注・納品管理をkintoneアプリに置き換えたことで、担当者間の情報共有がスムーズになり、納期遅延が大幅に減少したと報告されています。
こうした事例は、kintoneがテンプレート（ひな形、定型文、フォーマットなど、特定の形式や構造を予め定義したもの）や外部プラグイン（ソフトウェアやアプリケーションの機能を拡張するために追加でインストールするプログラム）と組み合わせて、スモールスタートでも効果を上げられることを示しています。
中小企業では「ITに詳しい社員がいない」「予算が限られている」といった理由で、ITツールの導入を躊躇するケースも少なくありません。kintoneはその点において、低コストでの利用が可能であり、サーバー保守やアップデートも不要なクラウド型サービスです。
操作もマニュアルやヘルプセンター、オンラインセミナーが充実しており、非IT部門でも自走可能なサポート体制が整っています。また、導入支援を行う「kintoneパートナー」企業のネットワークも全国に展開されており、必要に応じて外部支援を受けることも可能です。
このように、kintoneは中小企業の実情に即した導入のしやすさと、維持運用にかかる負荷の少なさから、多くの企業で選ばれています。
まとめ
中小企業が直面しやすい属人化や情報の分散、報連相の非効率といった業務課題に対して、kintoneはノーコードで業務アプリを作成し、情報を一元管理・共有できる環境を提供します。コメントや通知機能による業務フローの可視化、導入事例に見る実用性、低コスト設計により、IT人材がいなくても現場主導で業務改善を実現できる有効な手段です。
この記事に関連する製品
