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kintoneを利用していた「あの情報、どこにいった？」と検索に時間を費やしている人もいるでしょう。この記事では、kintoneの標準検索機能の基本から、欠点を補うための検索プラグインについて解説します。
kintoneの簡単検索プラグインkintoneの標準機能には、レコードの検索をサポートするいくつかの便利な機能が搭載されています。
kintone全体を対象とした検索機能で、ユーザーがアクセス権を持つ全てのアプリやスペース、ピープル（ユーザーのプロフィールの確認や、考え・アイデアの投稿ができる機能）内の情報を横断的に検索可能です。
例えば、会社のプロジェクト名で検索すれば、関連する業務アプリのレコードや議論されたスペースのスレッド（掲示板機能、以下同じ）、担当者のプロフィールなど、多岐にわたる情報を一覧で確認できます。
特定のkintoneアプリ内でレコードを検索する機能です。アプリ内に絞って検索するため、目的の情報に到達しやすくなります。
例えば、顧客管理アプリで「〇〇商事」と入力すれば、その企業に関連する案件や担当者、過去の履歴などのレコードがすぐに表示されます。フィルターやソート機能を組み合わせれば、詳細な絞り込みも可能です。
kintoneの「スペース」内でコンテンツを検索する機能です。スペースはプロジェクトや部署ごとの情報共有の場であり、そのなかで交わされたスレッドやコメント、添付ファイルなどを効率的に検索できます。
例えば、新製品開発プロジェクトのスペース内で「設計図」と検索すれば、関連する議論や共有されたファイルが素早く表示されます。
レコード一覧画面で、フィールドの内容に基づいて表示するレコードを絞り込む機能です。特定の日付範囲や担当者、ステータスなど、条件を細かく指定して目的のレコードを効率的に探し出せます。
例えば、営業報告アプリで「完了」ステータスのレコードのみを表示したり、「今月の売上」を日付で絞り込んだりすることが可能です。
便利なkintoneの検索機能にも、特定の条件下ではユーザーに手間や不便さを感じさせるデメリットが存在します。
標準機能では、複数のキーワードをAND（かつ）やOR（または）で組み合わせた検索を行う場合、検索条件式を直接入力しなければなりません。複雑な条件を指定する際には専門的な知識が求められます。
例えば、「東京支店の未完了案件」を探す場合、「担当者 = "山田" AND ステータス = "未完了"」のように条件式を手動で記述する必要があります。
kintoneの標準検索では、半角スペースを含む文字列を検索する際、スペースがキーワードの区切りとして認識されてしまいます。
スペースを含む固有名詞などを正確に検索するためには、文字列全体を二重引用符（" "）で囲むなどの工夫が必要です。
例えば、「製品 A B」という名前の製品を探す場合は、「"製品 A B"」と入力しなければなりません。
kintoneの標準検索では、条件を追加したり変更したりするたびに、画面遷移や複数のクリック操作が必要になる場合があります。
複雑な条件で繰り返し検索する場合、クリック数の多さが負担となり、作業効率が低下する可能性があります。項目の選択やボタン押すなどの操作が繰り返されるため、検索完了までに時間を要してしまうのです。
kintoneの「関連レコード一覧」フィールドに表示されている情報は、標準の検索機能では直接的な検索対象とはなりません。
関連レコードとして紐付けられているデータは、親レコードの検索結果には含まれるものの、その関連レコードの内容で直接検索することは困難です。
kintoneの標準検索では、特定の条件下で2文字以上の単語が正しく認識されず、部分一致検索が機能しない場合があります。
特に2文字以上の単語を検索する際に、1語では検索ができません。日本語の場合だと２文字以上、英語だと単語（フレーズ）単位で検索しなければならないのです。
kintoneの「一覧テキスト絞り込み検索プラグイン」は、レコード一覧画面に検索窓や絞り込み条件の入力欄を追加し、より直感的で高度な検索を可能にする外部機能です。
このプラグインを導入すれば、標準機能では難しかった複雑な条件での検索や、複数の条件を組み合わせた絞り込みが容易にできます。
一覧テキスト絞り込み検索プラグインを導入すれば、いくつかのメリットが手に入り、検索の効率化が実現されます。
プラグインを導入すれば、レコード一覧画面に検索用の入力欄が表示されるため、ユーザーは検索条件を設定するたびに別画面へ遷移したり、何度もクリックしたりする必要がなくなります。
複数の検索条件を一度に入力・選択できるため、大幅なクリック削減につながり、結果として業務効率が向上します。
標準機能では複雑になりがちなAND／OR条件や複数フィールドの組み合わせ検索も、直感的に簡単に行えます。
ユーザーは専門的な知識がなくても、高度な検索条件をスムーズに設定し、目的のレコードを効率的に検索できるでしょう。複雑な条件も、プルダウンやチェックボックスを使って簡単に設定できます。
kintoneの標準検索では、テーブル内のフィールドは直接検索の対象外ですが、プラグインを導入すれば、テーブル内のデータも絞り込み検索の対象にできます。
テーブル形式で管理されている詳細な情報（例：品目ごとの数量、履歴、明細など）も、メインのレコードと合わせて一括で検索・絞り込みでき、業務の精度とスピードの向上に役立つでしょう。
多くの「一覧テキスト絞り込み検索プラグイン」は、専門的なプログラミング知識を必要とせず、kintoneの管理画面から簡単に導入・設定が可能です。
直感的な操作画面に従って設定を進めるだけで、すぐに高度な検索機能をアプリに追加できます。システム担当者でなくても、各現場のユーザーが自ら検索環境を最適化可能です。
プラグインは、ユーザーフレンドリーなインターフェースを重視して設計されていることが多く、IT（インフォメーションテクノロジー）ツールに不慣れな人でも迷わずに利用できるよう工夫されています。
視覚的に分かりやすい入力欄やボタン配置により、複雑な検索条件も直感的に設定でき、幅広いユーザー層がスムーズに高度な検索機能を活用可能です。
複数ある「一覧テキスト絞り込み検索プラグイン」から、自社のニーズに合ったプラグインを選ぶ際の比較ポイントを紹介します。
プラグインには無料のものから、月額制や買い切り制の有料版までさまざまな形態があります。提供される機能やサポート体制によって価格が異なるため、自社の予算と必要な機能を明確にしたうえで、コストパフォーマンスを比較検討しましょう。
利用できるユーザー数やアプリ数に制限がある場合もあるため、契約前に使用条件をしっかり確認しましょう。
プラグインによって、検索対象とできるフィールドの種類が異なります。テキストフィールド、数値フィールドはもちろん、日付、ユーザー選択、ドロップダウン、そしてテーブル内のフィールドなど、自社の主要な情報がどのフィールドに格納されているかを確認し、それらを検索対象にできるプラグインを選ぶことが重要です。
kintoneの検索機能を強化する「簡単検索プラグイン」の特長について解説します。
「簡単検索プラグイン」では、レコード一覧画面に最大20個の検索項目（検索窓やドロップダウンなど）を配置可能です。ユーザーが頻繁に利用する検索条件をあらかじめ設定しておけば、クリック数を最小限に抑え、直感的な操作で素早く目的のレコードに到達できます。
複数の検索条件を設定する際に、AND（全ての条件を満たす）またはOR（いずれかの条件を満たす）のいずれかを柔軟に選択できます。
ユーザーはより複雑な条件を直感的に設定でき、求めている情報にピンポイントでたどりつけるでしょう。「東京支店の案件 AND 未完了」といった組み合わせ検索や、「担当者A OR 担当者B」のように複数の担当者の中から探すといった柔軟な絞り込みも簡単に実行可能です。
数値や日付フィールドに対して、特定の範囲を指定して検索できる機能です。「〇〇円以上〇〇円以下」や「〇月〇日から〇月〇日まで」といった具体的な範囲での絞り込みが容易に行えるため、データ分析やレポート作成の精度向上につながります。
例えば、特定の期間の売上高を持つレコードを抽出したり、プロジェクト管理で期日までの残り期間が特定の範囲内にあるタスクを洗い出したりする際に有効です。
本記事では、kintoneの標準検索機能の概要と課題、解決するための「kintone検索プラグイン」について詳しく解説しました。kintoneの標準検索機能には、複数のキーワードでの複雑な検索や、クリック数の多さ、関連レコード内の情報の検索不可といったデメリットが存在します。
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kintoneの簡単検索プラグイン
