kintoneでCSV出力する方法｜活用方法や注意点も紹介

こんにちは。サイボウズ株式会社が提供するクラウド型業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」の導入・開発を支援する日立ケーイーシステムズのライターチームです。

kintoneのCSV出力とは、kintoneアプリ内のデータをテキストファイルとして抽出する機能です。CSV出力することで、営業管理や勤怠管理などに利用でき、業務の効率化やデータの共有が容易になります。

この記事では、kintoneでCSV出力を行う際の方法や、データの活用方法、CSV出力を行う際の注意点についても詳しく解説するため、kintoneでCSVを活用したい人は最後までご覧ください。

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kintoneのCSV出力とは

kintoneのCSV出力とは、アプリ内に蓄積されたデータを「CSV（Comma Separated Values）」形式のファイルとして書き出す機能です。CSVとは、ファイル内の情報が「,（カンマ）」で区切られたシンプルなデータ形式を指します。

CSVは多くのソフトウェアで扱える汎用的な形式で、ExcelやGoogleスプレッドシートはもちろん、会計ソフトなどのさまざまな外部システムと連携できます。

kintoneは日々の業務データを一元管理できる点が強みですが、CSV出力を使うことで「kintoneの外」での情報の活用や共有がしやすくなります。分析・報告・バックアップなど、業務の幅を広げ、効率的に行えるようになるでしょう。

kintoneでCSV出力するシーン

kintoneのデータをCSV出力すると、下記のようなシーンで活用できます。

• プロジェクト管理
• 営業管理
• 勤怠管理

それぞれのシーンでの活用方法について、詳しく解説します。

プロジェクト管理

プロジェクト管理のためにCSV出力を活用すると、プロジェクトの進行状況やタスクの把握がしやすくなります。

たとえば、各支店での共通プロジェクトの達成率をkintoneに入力し、本社での毎週のプロジェクト会議の際にデータをCSV出力すれば、簡単に資料として活用できます。

会議の参加者全員が最新の情報を手元で管理できるため、会議の進行がスムーズになるでしょう。

営業管理

kintoneには、営業の販売データや商談記録などを入力することも可能です。営業担当者が入力したデータをレポート化してCSV出力することで、上層部が簡単に営業活動状況を確認でき、売上の推移や営業の課題などを確認できます。リアルタイムでの営業データを確認できるため、戦略を考える際にも役立つでしょう。

勤怠管理

勤怠管理にも、kintoneデータのCSV出力が役立ちます。店舗の従業員の出勤・退勤データをkintoneで管理し、月末にCSV出力してから給与計算システムにデータを取り込むことで、給与計算が簡単になり、手作業による入力ミスも防げます。そのため、従業員数が多いほど業務の効率化に大きく寄与します。

kintoneでCSV出力するメリット

kintoneでCSV出力を行う主なメリットは、以下の4つです。

• kintoneでのCSVの書き出し権限を管理できる
• 操作が簡単
• データが絞り込める
• 出力データの表示形式が選択できる

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

書き出し権限を管理できる

kintoneでは、CSV出力を行えるユーザーをアプリ単位で制御できます。販売実績や顧客情報などの重要なデータを扱う場合でも、権限管理によって情報漏えいのリスクを抑えられます。

初期設定ではアプリの作成者のみがCSV出力を行える仕様になっているので、必要に応じて信頼できるユーザーのみに権限を付与すると良いでしょう。

出力データの履歴が確認できる

CSV出力した際には、出力したユーザーや時間などのログがkintoneの監査ログとして残ります。管理者は「いつ・誰が・どのアプリから出力したか」を確認できるので、不正な操作の抑制にもつながります。たとえトラブルが発生した場合でもログを辿ることで早期解決が見込めます。

データが絞り込める

kintoneのファイル書き出し機能では、絞り込み条件を選択してデータを出力可能です。

すべてのデータを出力してからデータを絞り込まなくても、最初から絞り込んだデータのみを出力できます。

また、週次報告などで定期的に出力するデータがある場合、出力用のテンプレートを準備しておけば、簡単にデータの出力ができます。

出力データの表示形式が選択できる

kintoneでCSVデータ出力を行う際に、出力データの表示形式が選択できます。

データ出力したいフィールドを選択してドラッグ&ドロップで操作すれば良いため、誰でも直感的に表示形式を選択できます。

kintoneのCSV出力のやり方

次に、具体的なkintoneのCSV出力を行う方法を紹介します。CSV出力は、以下の3ステップで行います。

• 「ファイルに書き出す」をクリック
• 書き出す項目を選択する
• 「書き出す」をクリック

それぞれ詳しく見ていきましょう。

「ファイルに書き出す」をクリック

まずはkintoneにログインし、アプリの一覧からデータの出力を行うアプリを表示します。右上にある「•••」アイコンから、「ファイルに書き出す」をクリックしましょう。

書き出す項目を選択する

書き出したい項目の候補が表示されるので、初期設定以外に出力したい項目があれば選択し、右側に表示されている表に追加し、並び順を調整しましょう。

「書き出す」をクリック

項目の設定を終えたら、左上にある「書き出す」をクリックします。「書き出す」をクリックすると「出力されたファイル」の画面に遷移します。

「作成中のファイル」にCSV出力の進捗状況が確認できるので、終了を待ちましょう。データの書き出しを途中でキャンセルしたい場合には「作成中のファイル」の右端にある「キャンセル」ボタンをクリックします。

CSVの出力が完了すると「ダウンロード可能なファイル」から、対象のファイルを選んでダウンロードが可能です。ExcelでCSVファイルを開き、内容が正しく出力できているかチェックしましょう。

kintoneでCSV出力する際の注意点

kintoneで対象のデータをCSV出力する際には、以下の3つのポイントに注意しましょう。

• 出力フィールドは制限できない
• 出力できないデータがある
• 手動で行う必要がある

CSV出力を行う際の注意点について、詳しく説明します。

出力フィールドは制限できない

kintoneでは、出力する項目をユーザー別に制御することはできません。

CSV出力を許可されたユーザーは、アプリ内に存在するすべてのフィールドを対象にデータを書き出せてしまいます。顧客情報や契約内容など、取り扱いに注意が必要なデータが含まれている場合は、意図せず情報が外部に持ち出されるリスクも考えられます。

CSV出力を運用する際は、

• 権限を付与するメンバーを最小限にする
• CSV出力が必要な業務範囲を明確にする

といった社内ルールをあらかじめ決めておくことが重要です。

出力できないデータがある

kintoneに登録されているすべての情報が、CSVとして書き出せるわけではありません。たとえば、以下のようなデータは出力ができません。

• レコードへのコメント
• データの変更履歴
• 添付ファイル

特に添付ファイルについては、CSV上にファイル名が表示されるのみで、ファイル自体を一括で取得することはできません。

資料や画像データを保存したい場合は、レコードごとに個別ダウンロードが必要になる点を理解しておきましょう。

手動で行う必要がある

kintoneの標準機能では、CSV出力を定期実行や自動処理として設定することはできません。データを書き出す際は、その都度ユーザーが操作を行う必要があります。

そのため、以下のような運用では作業負担が増えるおそれがあります。

• 毎日・毎週のレポート作成
• kintone複数アプリからの定期的なデータ取得

また、出力時には権限設定や項目選択も手動で行うため、設定ミスが起こらないよう注意が必要です。定期的なCSV出力が業務上必須の場合は、プラグインや外部連携の検討も視野に入れるとよいでしょう。