kintoneの関連レコードとは｜設定方法や活用ポイントを解説

こんにちは。サイボウズ株式会社が提供するクラウド型業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」の導入・開発を支援する日立ケーイーシステムズのライターチームです。

kintoneの関連レコードとは、複数のアプリをまたぐデータを紐づけることで、1つのフィールド内に情報を一覧表示できる便利な機能です。リアルタイムで情報が反映されるため、常に最新のデータを確認できたり、複数のアプリを立ち上げて確認する手間が省けたりといったメリットがあります。

使い方を工夫することで、業務の効率化を図れる機能ですが、設定方法や具体的な使い方がわからないという人もいるのではないでしょうか。

この記事では、kintoneの関連レコードの使い方や、他の機能との違い、設定の際の注意点などを詳しく紹介します。関連レコードの設定について困っている人は、ぜひ最後までご覧ください。

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kintoneの関連レコードとは

kintoneの関連レコードとは、複数のアプリをまたぐデータを紐づけることで、1つのフィールド内に情報を一覧表示できる便利な機能です。kintone内に保管されているデータから、条件に一致したもののみを一覧表示できます。

たとえば、案件アプリに「関連レコード一覧」を設定すると、同じ顧客IDを持つ問い合わせ履歴やタスク情報を、案件レコードの画面内でまとめて確認できます。アプリを行き来せずに情報を把握できるため、業務の効率化が図れるでしょう。

kintoneの関連レコードと他の機能との違い

kintoneにはデータを扱うための機能が複数あり、関連レコードと混同されがちです。ここでは代表的な以下の3つの機能との違いを紹介します。

• ルックアップとの違い
• アプリアクションとの違い
• テーブルとの違い

それぞれの機能との違いについて、詳しく解説します。

ルックアップとの違い

ルックアップは、別アプリのデータを「取り込む」ための機能です。他のアプリ内に登録されているデータをコピーできます。たとえば、商品名や価格などにルックアップ機能を使用すると、入力ミスをなくしたり、よりスピーディに入力作業を行うことが可能です。

ただし、ルックアップで一度取得した情報は、元データが更新されても自動では反映されません。

一方、関連レコードはデータを保持せず、条件に一致したレコードを常に参照表示します。最新情報を確認したい場合は、関連レコードの方が適していると言えるでしょう。

アプリアクションとの違い

アプリアクションは、開いているレコードのデータをコピーし、他のアプリや同一のアプリに新しいレコードを作成するための機能です。

たとえば、複数のアプリで顧客情報を入力する場合、アプリアクションを利用すると事前に登録された顧客情報が転記されたレコードを作成することが可能です。注文ごとに顧客情報を入力する手間がなくなり、手入力によるミスも減ります。

作業の起点として使われることが多く「登録の効率化」が目的です。簡単にデータを転記できるため、業務の効率化が期待できます。

テーブルとの違い

テーブルは、1つのレコード内に複数行のデータを追加・削除できる機能です。1つのテーマに対して複数の項目をまとめて表形式でまとめたい場合などに使用します。ただし、データはそのレコード専用で、他アプリとの共有はできません。関連レコードは別アプリのデータを横断的に表示できるため、データの再利用や可視性に優れています。

関連レコード一覧の設定方法

関連レコード一覧は、アプリ設定画面からシンプルな手順で設定できます。設定方法について、順番に見ていきましょう。

「関連レコード一覧」フィールドを配置する

関連レコード一覧を設定したいアプリを開き、「レコードの一覧」画面から、右上にある歯車の形をした「アプリを設定」アイコンをクリックします。

「アプリの設定画面」で「フォーム」タブをクリックし、「関連レコード一覧」フィールドを配置しましょう。

フィールド名と参照先を設定する

「関連レコード一覧」の右上にある歯車の形をした設定アイコンから「設定」をクリックしましょう。

「関連レコード一覧の設定」ダイアログに、好きなフィールド名を入力してください。入力が終わったら「参照するアプリ」から、参照先のアプリを選択しましょう。

表示するレコードの条件を設定する

「表示するレコードの条件」から、開いているアプリと、参照先のアプリのフィールドを選択します。顧客IDや案件番号など、共通項目を使うのが一般的です。

表示するフィールドを設定する

「表示するフィールド」で「関連レコード一覧」に表示するフィールドを選択しましょう。フィールドは複数表示できますが、情報を詰め込みすぎると見づらくなるため、必要最小限に絞るのがポイントです。

必要に応じて「フィールドコード」を設定し、「保存」をクリックします。画面左上の「フォームを保存」をクリックし、画面右上の「アプリを更新」をクリックすれば設定は完了です。

kintoneの関連レコード一覧でできること

kintoneの関連レコード一覧でできることは、おもに以下の3つです。

• データの紐付けができる
• 同じアプリ内のレコードも参照できる
• 常に最新の状態で確認できる

それぞれについて詳しく解説します。

データの紐付けができる

関連レコード一覧では、顧客IDや案件番号などの共通となる項目を条件に、別アプリに登録されているレコードを自動的に一覧で表示可能です。

一度設定するだけで、以降はレコード詳細画面を開くだけで、データに関連する情報が画面内にまとめて表示されます。

アプリを行き来して情報を探す必要がなくなるため、確認漏れの防止や作業時間の短縮につながり、業務の流れをスムーズに整えられる点が大きなメリットです。

同じアプリ内のレコードも参照できる

関連レコードは、別アプリだけでなく同一アプリ内でも設定可能です。たとえば、以下のような情報を、現在のレコードと並べて表示できます。

• 過去の案件履歴
• 同一取引先の対応履歴
• 類似条件の申請データ

これまでの情報をまとめて参照できる点がメリットで、同じ取引先からの注文履歴や問い合わせなどの履歴確認が簡単に行えるようになり、ユーザー対応の効率が上がる効果が期待できるでしょう。

常に最新の状態で確認できる

関連レコード一覧は、データをコピーして保持する仕組みではなく、参照先のレコードをそのまま表示する形式を採用しています。

そのため、元となるデータが更新されると、関連レコード一覧の内容も自動的に最新の状態へ切り替わります。

「どちらが正しい情報かわからない」といったズレが発生しにくく、常に最新情報を前提に業務を進められる点は、kintone運用における大きな強みと言えるでしょう。

関連レコード一覧の活用例

関連レコード一覧を使うと便利なシーンの例は以下の2つです。

• 完了していないタスクがわかりやすくなる
• 顧客からの対応履歴が確認できる

それぞれの例について詳しく見ていきましょう。

完了していないタスクがわかりやすくなる

関連レコード一覧でレコードに未完了タスクのみを表示する設定を行えば、「今やるべき作業」が一目で把握できます。

「着手中」「未完了」などのレコードのみに絞り込んでソートをかけることで、完了していないタスクを可視化でき、プロジェクトの進捗管理を簡単に行えます。

顧客からの対応履歴が確認できる

顧客アプリと問い合わせ履歴アプリを関連付けることで、過去の対応内容をすぐに確認できます。

同じ顧客に対する問い合わせ内容や契約履歴を確認できるので、引き継ぎや対応品質の均一化にも役立つでしょう。

kintoneの関連レコード一覧設定の際の注意点

kintoneの関連レコード一覧を設定する際の注意点は以下の2つです。

• アクセス権がない人はデータの閲覧ができない
• CSVファイルではエクスポートできない

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

アクセス権がない人はデータの閲覧ができない

参照先アプリへのアクセス権がないユーザーには、関連レコードも表示されません。閲覧権限を付与している場合はデータの確認ができますが、閲覧や編集権限が付与されていない人がデータにアクセスすると、内容が確認できず、業務に支障をきたすおそれがあるため注意しましょう。

CSVファイルではエクスポートできない

関連レコード一覧そのものをCSVとして書き出すことはできません。関連レコード一覧に表示されているデータは、元データを参照して表示しているだけのため、あくまで確認しかできないため注意しましょう。必要な場合は、参照先アプリから直接出力するようにしてください。