IT資産管理とは｜現場の課題や管理ツール導入のメリット・選定ポイントを解説

近年、社用パソコンやスマートフォンが増え、所在や利用状況の把握が難しくなりました。手作業の台帳管理は、情報の更新漏れや重複登録を招きやすいといえます。特にテレワークではライセンスやパッチ適用の抜けが情報漏えいや業務停止といった重大なリスクにつながります。

IT資産を正確に把握し、明確な運用ルールを設定することで、コスト削減とセキュリティ維持が可能です。この記事では、IT資産管理の基本や現場での課題、ツール導入によるメリットや選定ポイントについて解説します。

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IT資産管理とは

IT資産管理は、会社が保有するハードウェアやソフトウェア、ライセンス情報などを一元的に把握・管理する取り組みです。ここではその必要性や対象範囲について解説します。

IT資産管理の必要性

テレワークやクラウド活用の拡大で、IT環境は複雑化し、従来の手法では対応しきれない課題が増えています。OSやアプリの更新漏れはセキュリティ低下を招き、USBなど外部機器の不正使用や紛失による情報漏えいの原因となります。

ライセンス違反は法的責任や信用失墜に直結し、固定資産の計上ミスは会計上の問題を引き起こします。IT資産管理を徹底すれば、セキュリティ維持、コンプライアンス遵守、コスト最適化を同時に実現可能です。

IT資産管理の対象範囲

対象はパソコンやスマートフォン、サーバーなどのハードウェア、OSやアプリ、ライセンスなどのソフトウェア、プリンタなどの周辺機器や記憶媒体、ネットワーク機器などのインフラまで多岐にわたります。

クラウドサービスは契約や利用状況、アカウントを管理し、データ資産は顧客情報や知的財産の保護が重要です。管理番号や利用記録をつけて一元的に把握することで、運用効率化とセキュリティ強化を両立できます。

IT資産管理における課題

近年、テレワークの普及やクラウドサービスの利用拡大により、IT資産の管理における課題は増えています。ここでは、特に発生しやすい利用実態の把握不足や拠点間の一元管理の難しさについて解説します。

テレワーク環境では資産の利用実態が把握しづらい

テレワークの普及により、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなど多様な端末が業務で使われるようになりました。従来のオンプレミス型管理では、会社のネットワークに直接つながっていないパソコンなどの状態がわかりません。

そのため、最新の更新プログラムが入っていなかったりソフトの利用期限が切れていても気づけず、放置されてしまう危険があります。さらに、操作ログの取得が困難なため、内部不正や不正利用の発覚が遅れる可能性があります。

グループ会社や海外拠点の資産状況を一元管理できない

グループ会社や海外拠点を含む場合は、離れた拠点の資産状況をリアルタイムで正確に把握することが難しいといえます。場所によってはセキュリティパッチが適用されず、初動対応が遅れるリスクがあります。

加えて、資産情報の分析やリスク判定を人手で行う場合は、時間と負担が大きく是正の遅れによってリスクが解消されずに残ります。

IT資産管理ツールを活用するメリット

IT資産管理は、専用ツールの活用がおすすめです。ライセンスや更新状況を把握しやすくなるのはもちろん、セキュリティ強化や運用効率の向上など多くの効果が期待できます。ここでは、IT資産管理ツールを導入するおもなメリットについて解説します。

ライセンスの利用状況を正確に可視化できる

IT資産管理ツールでは、購入済みソフトウェアのライセンス数や利用状況を一元的に管理できます。利用中の端末台数やバージョンをリアルタイムで把握でき、過剰購入や不足による業務停滞を未然に防止します。不正利用の早期発見にもつながり、ライセンス違反による法的リスク回避やITコストの最適化にも効果的です。

セキュリティパッチを迅速に一斉配布できる

セキュリティパッチはOSやアプリの脆弱性を修正する重要な更新です。IT資産管理ツールを使えば、社内外の端末へ最新パッチを一括配布でき、更新漏れによるセキュリティリスクを大幅に低減します。テレワーク環境でもVPN接続を持たずに配布可能なため、常に安全な利用環境を維持できるのが大きな強みです。

ハードウェアごとの契約期限や更新管理が容易になる

リースやレンタル中のハードウェアは、契約日や更新期限を正確に管理する必要があります。IT資産管理ツールなら、契約情報を端末ごとに登録・一元管理でき、更新漏れや返却遅延を確実に防止できます。更新時期の自動アラート機能により、計画的な入れ替えやコスト見直し、運用効率の改善にもつなげられます。

ソフトウェアを遠隔から一括配布・更新できる

従来は端末ごとにインストール作業や更新作業を行う必要がありましたが、IT資産管理ツールを導入すれば、業務に必要なソフトウェアやファイルをネットワーク経由で複数端末に一括配布できます。利用状況を可視化できる機能があれば、必要な端末へのみ適切なアップデートを行えるため、運用の精度と効率が向上します。

離れた端末もリモート操作でサポート対応が可能

IT資産管理ツールのリモート操作機能を活用すれば、遠隔地にある端末でも管理者が直接操作できます。操作方法の案内やトラブル対応だけでなく、紛失や盗難時にはロックやデータ削除も可能です。現場訪問の手間を省き、迅速かつ安全なサポート対応を実現します。

禁止ソフトウェアの起動をルールで制限できる

危険性の高いソフトウェアがインストールされた場合、IT資産管理ツールで起動を自動的に制御できます。これにより、マルウェア感染や情報漏えいリスクを事前に防止することが可能です。利用ツールを事前設定しておけば、従業員が意図せず危険なアプリを使用することも防げるため、セキュリティ水準の維持に直結します。

USBや外部デバイスの接続制御が行える

USBメモリや外付けHDDなど外部デバイスの接続を制御し、重要データの不正コピーや持ち出しを防ぐことも可能です。端末ごとに接続許可を細かく設定できるため、業務上必要な利用は残しつつ、情報漏えいのリスクを大幅に低減します。監査対応やセキュリティポリシー遵守、内部統制の強化にも有効な機能です。

IT資産管理ツールの選定ポイント

IT資産管理は専用ツールを活用することで効率化やセキュリティ強化を図れますが、なんでもとりあえず導入すればよいというわけではありません。ここでは、導入前に確認すべき選定ポイントについて解説します。

クラウド上でIT資産を一元管理できるかどうか

オンプレミス型では社外の端末管理が難しく、テレワーク環境では更新や操作が滞るおそれがあります。クラウド型のIT資産管理ツールであれば、インターネット接続さえあれば拠点や場所を問わず資産を一元管理できます。社外パソコンへのソフト配布やリモート操作も可能となり、管理者が現地に行かずとも迅速に対応可能です。

パソコンのセキュリティ設定を自動修正できる仕組みがあるか

収集した資産情報から、OSやアプリの設定状態を自動で判定・修正できる機能は、管理負担を大幅に軽減します。ポリシー違反や脆弱な設定を検知した際、自動で是正することで、ユーザー任せによる対応の遅れを防げます。情報収集から判定、修正までを一括で行えるツールは、継続的なセキュリティ強化に有効です。

社内全てのデバイスを1つのツールで管理できるか

パソコン、スマートフォン、タブレットなどデバイスごとにツールを分けると、構築・運用工数や人員が増え管理が複雑化します。1つのツールで複数OSや機器を統合管理できれば、業務の属人化防止や運用コスト削減にもつながります。全端末をまとめて監視・制御できる環境が理想です。

実務に必要な機能が過不足なく備わっているか

ツール選定では、配布・制御・監視など自社の運用に必要な機能がそろっているか確認しましょう。機能不足は管理の抜けを防ぎ、過剰な機能は費用や運用負担の増加につながります。現場の要望を反映し、日常業務で無理なく使えるツール構成を選ぶことが重要です。

自社のセキュリティポリシーに沿った運用が可能かどうか

USB接続制限やアクセス権限など、自社ポリシーに適合しない機能は業務を阻害するおそれがあります。反対に必要な制御ができないツールでは安全性が確保できません。ポリシーに沿った柔軟な設定や例外対応が可能かを事前に確認しておくことが大切です。 

使用中のOSやデバイスとの互換性があるかどうか

導入後に「社内の一部端末で使えない」といった事態を避けるため、対応OSや機器の範囲を事前に確認しておきましょう。Windows、macOS、iOS、Androidなど複数環境に対応していれば、統合管理がしやすくなります。機能差や制約も含め、互換性の詳細を把握することが重要です。