kintone（キントーン）で作業スケジュール管理を効率化！おすすめのスケジュール管理アプリも解説

こんにちは。サイボウズ株式会社が提供するクラウド型業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」の導入・開発を支援する日立ケーイーシステムズのライターチームです。

業務の効率化や従業員のパフォーマンスの最大化を目指す企業にとって、日々のスケジュール管理は重要な業務の1つです。「従業員個人のスケジュールやタスク（個々の具体的な作業、以下同じ）を可視化しにくい」「大規模プロジェクトの作業スケジュールが把握できない」など、スケジュール管理に課題を抱えている企業の担当者も多いのではないでしょうか。

今回は、kintoneを活用した作業スケジュールの管理方法や、kintoneでスケジュール管理をするメリットを丁寧に解説します。作業スケジュールの管理に適したkintoneアプリ・プラグインも紹介するため、ぜひ参考にしてください。

kintoneのサービス詳細

kintoneでスケジュール管理を行う方法

kintoneでは、さまざまな方法で従業員の作業スケジュールを管理できます。

カレンダー表示機能を使う

kintoneには、業務アプリのレコード（フォームの複数データを纏めた１つの単位、以下同じ）をカレンダー形式で表示する機能が備わっています。アプリ内の「日時」と「タイトル」に任意のフィールド（情報を入力するための個別の入力枠）を割り当て、編集画面の「一覧」タブから「カレンダー形式」を選択すれば、カレンダー形式の表示を設定できます。表示する予定は通常のレコードと同様に絞り込めるため、必要なスケジュールのみを表示させることも可能です。

こちらの機能を活用すれば、簡易的な作業スケジュールカレンダーを作成できます。ただし、カレンダー上には1つのタイトル項目しか表示されないため、より細かく表示したい場合は別のアプリやプラグインの使用をおすすめします。

無料のスケジュールアプリを作成する

kintoneでは、オリジナルのスケジュールアプリをノーコードで簡単に作成できます。たとえば、案件名・担当者・作業予定日などの必要項目を入力できるスケジュールアプリを作成すれば、従業員の作業スケジュールを可視化でき、タスク管理がスムーズになるでしょう。

また、作成したスケジュールアプリは、ほかの業務アプリとの連携も可能です。kintoneならではの柔軟性を活かし、自社の業務内容や働き方に合ったスケジュールアプリを作成してみてはいかがでしょうか。

プラグインアプリを活用する

より高度なスケジュール管理アプリを使用したい場合は、スケジュール管理に特化したプラグインアプリの導入がおすすめです。スケジュール管理に特化したプラグインなら、作業予定をガントチャート化（工程表化）したり、従業員の作業スケジュールを色分けして一覧表示したりと、誰もが見やすい作業スケジュールを簡単に作成できます。

プラグインアプリには無料のものと有料のものがあるため、スケジュール管理の目的や利用する従業員の規模などに合わせて最適なアプリを選択してください。

外部のスケジュールアプリと連携する

kintoneは、外部スケジュールアプリとも連携可能です。連携を行うことで、外部カレンダー上の予定をkintoneに反映させたり、kintoneに登録したスケジュールを外部アプリに同期させたりできます。

さらに、プラグインを活用すれば、スケジュールの二重入力を防止でき、社内の作業予定をスムーズに一元管理できます。既存のカレンダーアプリはそのまま運用しながら、kintoneも新たに導入したいというシーンで役立つでしょう。

kintoneでスケジュール管理をするメリット

kintoneでスケジュール管理を行うことで、業務の効率化や作業の見える化を図れます。

kintone内のデータを活用できる

kintoneでのスケジュール管理では、kintoneに登録したほかの業務アプリのデータを活用できるのがメリットです。たとえば、スケジュール管理ツールを顧客情報アプリや案件管理アプリと紐づければ、スケジュールと業務アプリのデータを同時に確認できます。

ほかの業務アプリと連携することで、スケジュール登録・変更の抜け漏れが起こりにくくなり、業務スケジュールを効率的に管理できるでしょう。

案件ベースでスケジュールを管理できる

kintoneのスケジュール管理では、個人やチーム単位だけでなく、案件単位でも予定を整理できます。この機能によって案件ごとの進捗や納期などを一覧で把握でき、ガントチャート（工程表）やカレンダー表示と組み合わせれば視覚的にもわかりやすく表示できます。kintoneを活用することで、複数人が関わるプロジェクトや案件の作業スケジュール管理を効率化できます。

スケジュールを従業員同士で共有できる

kintoneのスケジュール管理ツールでは、個人の予定だけでなく、チームや部署全体のスケジュールも表示できます。ほかの従業員やチームメンバーとスケジュールを共有し合うことで、業務の連携や引き継ぎ、予定の調整をスムーズに行えます。

スケジュールをリアルタイムで更新できる

kintoneでは、登録したスケジュール内容をリアルタイムで変更・更新できます。アプリ上で編集した内容は即時に反映されるため、全てのユーザーが最新情報に常にアクセス可能です。

また、スケジュールの変更履歴やコメントがアプリ上に残るのもkintoneの特徴の1つです。どのような経緯でスケジュールが変更されたのかを第三者が正確に把握できます。

カレンダーの表示がわかりやすい

kintoneのカレンダー表示ツールは、標準搭載のものはシンプル、プラグインはカラフルで見分けが付きやすいのが特徴です。導入するプラグインによっては、日別・週別・月別の切り替えができたり、ユーザーや業務ジャンルごとに予定を色分けしたりと、登録したスケジュールをさまざまな表示方法で確認できます。

スマートフォンやタブレットからアクセスできる

kintoneはクラウド（インターネットを通じて、サーバー、アプリケーションなどを利用できるサービス）ベースで提供されているため、スマートフォンやタブレットからもスケジュールツールにアクセス可能です。外出先や移動中でも予定の確認・追加・修正がスムーズにでき、スケジュール情報をリアルタイムでチームと共有できます。

リモートワークや現場業務が多い企業にとって、場所や端末を選ばずにスケジュールを管理できるのは大きな利点といえます。

データ分析機能を活用できる

kintoneには、登録されたスケジュールデータを蓄積し、自動でグラフや表などに起こすデータ分析機能が備わっています。たとえば、タスクごとの所要時間や担当者別の作業負荷を可視化することで、ボトルネック（システムやプロセスにおいて全体の流れを制限・停滞させる部分）の把握やリソースの適切な配分に役立ちます。スケジュールの立案・実施だけでなく、その後の課題分析にも活用できるのがメリットの1つです。

kintoneのスケジュール管理に適したプラグイン

ここからは、作業スケジュールの管理におすすめなkintoneプラグインアプリを紹介します。

標準機能カレンダー

標準機能カレンダーは、kintoneに元々実装されているカレンダーアプリです。カレンダー上の予定を入れたい日付にカーソルを合わせてプラスボタンをクリックすれば、日付とタイトルを追加できます。

こちらのアプリでは予定の絞り込みや画像の埋め込みができますが、予定の色分けや日別・週別の表示機能はありません。そのため、シンプルかつ最低限の機能のみで構成されたカレンダーを使用したい人に適しています。

プロジェクト管理

サイボウズが提供する「プロジェクト管理」アプリは、プロジェクトの内容や作業状況を管理できるアプリです。各プロジェクトのタスクや期限を一覧で表示でき、スケジュール管理と進捗管理を一元化できるのが魅力です。

また、進捗状況や担当者の割り当て状況などを自動でグラフ化できるため、課題の分析やリソースの配分にも役立ちます。こちらのアプリは、チームやプロジェクト単位で作業スケジュールを管理したいときに適しています。