kintone（キントーン）で商談管理を効率化する方法とは？おすすめのkintoneアプリも紹介

こんにちは。サイボウズ株式会社が提供するクラウド型業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」の導入・開発を支援する日立ケーイーシステムズのライターチームです。

営業活動において、商談情報の正確な管理は営業成績の向上に直結します。特にチームや部署をまたぐ業務では、商談情報の共有や進捗管理が必要不可欠です。サイボウズの業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」（プラットフォーム：システムやサービスが成り立つのに必要な基盤や環境）では、商談情報の管理に最適化した業務アプリをノーコードで作成できます。

今回は、kintoneを活用した商談管理の方法やkintoneを導入するメリットをわかりやすく解説します。商談管理に便利なkintoneアプリやアプリの作成方法も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

kintoneのサービス詳細

kintoneの商談管理で何を実現できる？

kintoneの業務アプリを活用すれば、あらゆる方法で商談管理を効率化できます。

顧客情報のデータベース化

kintoneでは、顧客情報をクラウド（インターネットを通じて、サーバー、アプリケーションなどを利用できるサービス、以下同じ）上でデータベース化でき、営業活動に必要な情報を社内で共有できます。過去の商談履歴や活動履歴、担当者情報などを一元管理できるため、記録の抜け漏れや属人化を防げるのがメリットです。また、アプリのカスタマイズ性が高く、自社の特徴や営業方法に最適化して柔軟に運用できます。

商談プロセスの管理

商談スケジュールや内容をkintoneで管理することで、案件ごとの進捗状況を管理できます。見込み段階から受注・フォローアップまでの流れをアプリ上で可視化でき、営業課題の発見や改善案の提案にもつながります。フィードバックやコメントの履歴もアプリ上で残せるため、担当者が変更になったときの引き継ぎにも役立ちます。

各部門間での進捗・情報共有

kintoneは、社内のほかの部署・部門の従業員と情報を共有するツールとしての役割も持ちます。営業部門に関連するマーケティング部門や、カスタマーサポートなどの部門と進捗情報を共有すれば、部門間の連携やサポートが行いやすくなるでしょう。社内の誰もが最新情報にアクセスできるほか、必要に応じた閲覧・編集権限の設定も可能です。

業務のリマインド

kintoneでは、タスク（個々の具体的な作業）やスケジュールに合わせてリマインド通知（設定されたスケジュールやタスクなどを、あらかじめ決められた日時に通知する機能）を設定できます。たとえば、次回のフォローアップや見積もり提出の期限などを事前に通知することで担当者の対応漏れを防止できます。リマインダー（アラート）は日付だけでなく、特定条件や特定キーワードに対しても設定可能です。

kintoneを活用した商談管理の事例

kintoneを活用した商談管理の成功事例として、業務効率の向上や情報共有の効率化が実現されたケースが多く報告されています。たとえば、紙や表計算ソフトで管理していた顧客・案件情報をkintoneに移行して転記作業の手間を省いたり、電話・メールでやり取りしていた内容をkintone上で完結させてコミュニケーションコストを削減したりと、kintoneの活用によって業務における負荷の大幅な軽減が可能です。

kintoneの商談管理を導入するメリット

kintoneで商談管理を行うことで、顧客情報の一元化や進捗管理の可視化など、さまざまなメリットがもたらされます。

顧客情報と案件情報を一元管理できる

kintoneでは、顧客情報や進行中の案件情報を1つのプラットフォームで一元管理できます。情報が複数のツールに分散しないため、最新情報を確認しやすく、関連部門との情報共有もスムーズです。また、過去の商談履歴を簡単に検索・確認できるため、ノウハウの蓄積や継続的な関係構築にも役立つでしょう。

商談の進捗状況を可視化できる

kintoneでは、商談の各ステータスを一覧で確認できるため、進捗状況が一目で把握できます。案件ごとの担当者・進捗状況・期日などを視覚的に表示でき、進捗や課題をチーム全体で共有する際に役立ちます。ボトルネック（システムやプロセスにおいて全体の流れを制限・停滞させる部分）や停滞中の案件も可視化しやすく、改善のための営業戦略の早期立案にもつながります。

最新の情報に常にアクセスできる

kintoneはクラウド型のプラットフォームで、インターネット環境があればいつでも・どこでも最新の情報にアクセス可能です。更新時にタイムラグが発生せず、チームメンバー全員が共通の情報を常に共有し合えるため、チーム内の認識のズレや共有漏れを防止できます。

さまざまなデバイスからアプリを開ける

kintoneは、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイス（情報端末）にも対応しており、営業現場や移動中でもデータの閲覧・入力がスムーズです。移動中に次の案件情報を確認したり、訪問営業後すぐに商談内容を記録したりと、オフィスにいないときでもkintoneを活用できます。

レポート機能やデータ分析機能を活用できる

アプリ内のレポート機能（蓄積されたデータをグラフやクロス集計表として可視化し、業務の分析や進捗管理を効率化する機能）やグラフ表示機能を使えば、顧客データや進捗状況を視覚的に分析できます。売上予測・受注確度・案件別の成約率などをリアルタイムで確認できるため、課題分析や営業戦略の立案に役立ちます。また、フィルタ機能によって必要な情報を抽出しやすく、チームや上司への定期報告書作成にも活用できます。

外部サービスとデータを連携できる

プラグインを使用すれば、kintoneデータをカレンダーツール・チャットツール・ビジネスアプリケーションなどの外部サービスとも連携できます。たとえば、商談日程を自動でカレンダーツールに反映させたり、更新情報をチャットツールで通知したりするなど業務の自動化や効率化に効果的です。既存の社内ツールを利用しつつkintoneを導入したい場合にも便利な機能といえます。

商談管理に活用できるkintoneアプリ

kintone上には、商談管理に活用できるテンプレートアプリが数多く用意されています。

顧客リスト

「顧客リスト」アプリは、企業名・担当者名・連絡先・オフィス所在地などの顧客情報を一元管理できるアプリです。キーワード検索・条件の絞り込みによって目的の情報をすぐに探せるほか、ほかの業務アプリと紐付けてマスタアプリとしても使用できます。データはCSV形式で入出力できるため、既存システムとの連携もスムーズです。

案件管理

「案件管理」アプリは、商談ごとの担当者・受注金額・進捗状況などを記録・共有できるアプリです。1つの案件に対するこれまでのアクションを履歴で表示できるため営業戦略を立てやすく、担当者が変わる際の引き継ぎにも役立ちます。データは自動で集計・分析可能で、途中経過や結果の報告にも利用できます。

商談報告書

「商談報告書」アプリは、商談の参加者・内容・現場の課題などを細かく記録できるアプリです。商談の内容をチームや上司に素早く共有でき、フィードバックや相談などのコメントもアプリ上に残せます。通知機能を利用すれば、アプリを更新した際に商談の参加者や通知者に自動で通知が届くのも便利なポイントです。

ルートセールス営業日報

ルート営業（既存顧客に対し定期的に訪問し、関係性を強化しながら継続的な取引を目指す営業活動）担当者向けの「ルートセールス営業日報」アプリは、1日の訪問先や活動内容を記録できるアプリです。内勤活動の記録もでき、こちらのアプリで簡単な日報を作成できます。コメント機能を活用して上司からのフィードバックを受けたり、グラフ機能を活用して営業活動の可視化ができたりと、多様な使い方が可能です。

営業支援パック

「営業支援パック」は、商談管理に必要なサンプルアプリをまとめた便利なパッケージで、顧客管理・案件管理・活動履歴の3つのアプリがセットになっています。はじめてkintoneを使う企業でも設定の手間が少なく、商談に関する記録・管理をすぐにスタートできます。

SFA（営業支援）パック

「SFA（営業支援）パック」は、より高度な営業支援を目的とした業務アプリパッケージです。顧客情報・担当者情報・案件情報・活動履歴の4種類のアプリがセットになっており、商談内容の記録だけでなく、成果分析や営業戦略の立案にも役立ちます。カスタマイズ性が高く、業種や業態に応じて柔軟に運用できます。

商談管理アプリの作成方法

ここからは、実際にkintone上で商談管理アプリを作成する方法を解説します。

1. 顧客のデータを収集する

はじめに、アプリ上に登録する顧客データの収集・リサーチを行います。顧客の正式名称・担当者・連絡先などを整理して、マスタとなるデータベースに登録しましょう。表計算ソフトや外部アプリなどの既存データがある場合は、CSV形式でインプットするとスムーズに移行できます。

2. 業務単位ごとにアプリを作成する

顧客の基本データを登録したら、業務単位ごとに分けてアプリを作成しましょう。たとえば、顧客管理用・案件管理用・商談記録用などと用途別にアプリを作成すれば、複雑化した顧客情報を項目ごとに整理でき、欲しい情報に素早くアクセスできます。

3. マスタアプリを作成して情報を集約する

業務単位ごとに作成した業務アプリのデータは、はじめに作成したマスタとなる顧客データベースと連携しましょう。情報の紐付け・集約化を行うことで、最新情報をアプリ間で常に同期でき、より効率的な情報管理につながります。

4. 動作確認をする

アプリを作成できたら、レコード（フォームの複数データを纏めた１つの単位）の入力・データの閲覧・データ集計などの動作確認を必ず行いましょう。実際の利用シーンを想定し、必要なフィールド（情報を入力するための個別の入力枠）がアプリ上にそろっているか、閲覧権限の範囲が適切かどうかなどをチェックしたら正式にリリースする段階です。不具合や使い勝手の悪い点を早期に修正すれば、現場での運用もスムーズに進むでしょう。