IT機器の運用管理とは｜重要性や進め方、効率化を実現するシステム活用法を解説

こんにちは。「フルライフサポートサービス」、「BPOサービス」でPC・IT機器の様々なお困りごとをワンストップで解決する日立ケーイーシステムズのライターチームです。

近年、社内で利用するIT機器の数は増え続けており、適切な運用管理が求められています。管理が不十分では、情報漏えいや紛失、コスト増大などのリスクを招きかねません。テレワークの普及や拠点拡大により、機器管理の複雑さはさらに増しています。

この記事では、IT機器の運用管理における目的や重要性、効率的な進め方に加えて、管理システムを活用した改善方法までわかりやすく解説します。

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IT機器の運用管理とは

IT機器の運用管理とは、社内で利用するパソコンやスマートフォンなどの機器を効率的かつ安全に管理する取り組みです。導入から廃棄までのライフサイクルを把握し、効率的に活用する必要があります。ここでは、その目的や重要性、IT資産管理との違いについて解説します。

IT機器を適切に運用管理する目的と重要性

企業で使用するパソコンやスマートフォンなどのIT機器は、業務効率やセキュリティに直結する重要な資産です。適切に運用管理を行うことで、機器の紛失や情報漏えいリスクを低減し、無駄な購入やコスト増加も防げます。

さらに、管理体制を整備すれば、業務停滞を防ぎ、安定した運用環境を維持することも可能です。

IT資産管理とIT機器管理の違い

IT資産管理では、パソコンやサーバーなどのハードウェアだけでなく、ソフトウェアのライセンスやデータも含めた広範囲を対象にします。専用ツールでモニタリングや遠隔操作を行う大掛かりな管理手法です。

一方、IT機器管理は、物理的な機器のみを対象とし、ラベルや台帳を使ってシンプルに管理します。まずは機器の運用管理から始める企業も多いです。

IT機器を管理するメリット

IT機器の適切な運用管理は、業務効率やコスト、セキュリティなど多方面に影響します。ここでは、IT機器を管理することで得られるおもなメリットについて解説します。

適正管理によるコストの最適化と経費削減

IT機器の利用状況を正確に把握することで、遊休機器の有効活用や不要な追加購入を防げます。過剰在庫やライセンスの重複契約が減っていけば、管理コストや購入費用の最適化も可能です。適正な管理体制を整えることは、企業全体の経費削減にもつながります。

管理業務の効率化で担当者負担を軽減

IT機器を台帳やシステムで一元管理すれば、貸出状況や利用履歴を即座に確認でき、棚卸し作業も効率化できます。管理情報をリアルタイムで共有できれば、担当者間の重複作業を防ぎ、人的負担の大幅な軽減も可能です。結果として、他業務に割ける時間も増えます。

セキュリティ対策と情報漏えいリスク低減

IT機器には顧客情報や機密データが保存されていることが多く、適切な管理はセキュリティ対策の基本です。利用状況や保管場所を明確にできれば、持ち出しや不正アクセスのリスクを抑制できます。更新管理やアクセス権限設定もあわせて実施することで、強固なセキュリティを構築可能です。

私物化や横領などの不正利用を防止できる

企業が保有するIT機器をラベルや台帳で厳密に管理することで、私的利用や横領のリスクを抑えられます。利用状況や保管場所を明確にしておけば、機器の追跡性が高まり、管理外での使用も防止可能です。結果として、企業の資産保全とコンプライアンス強化につながります。

IT機器の運用管理の進め方

IT機器の運用管理を適切に進めるには、現状把握からルール整備まで段階的な取り組みが重要です。ここでは、IT機器管理を進めるための基本的なステップを解説します。

社内全てのIT機器の現状を正確に把握する

まずは社内で使用しているパソコン、スマートフォン、サーバーなど、全てのIT機器をリストアップし、利用状況や保管場所を正確に把握します。拠点が複数ある場合は、情報を一元管理する仕組みが必要です。現状を明確にすることで、遊休機器の有効活用や追加購入の最適化にもつながります。

利用シーン別にIT機器を分類して整理する

業務で使用する機器を用途や利用部門別で分類することで、適切な管理体制を構築しやすくなります。たとえば「開発用」「営業用」「テレワーク用」などに分けると、利用状況や必要台数を効率的に把握できます。分類することで、重複購入の防止や機器配置の最適化にもつながります。

IT機器管理台帳を作成し情報を一元化する

IT機器管理台帳を作成し、管理番号・製品名・利用者・設置場所・購入日などの情報を一元化します。Excelなどで簡易的に作成する方法もありますが、機器が多い場合はオンライン台帳機能を備えた管理システムを活用すると便利です。台帳を整備することで棚卸しや資産管理もスムーズになります。

機器本体にラベルを付けて管理精度を高める

IT機器には管理番号やQRコードを印字したラベルを貼り付け、現物と台帳情報を紐づけます。ラベルをスキャンすれば、利用状況や保証書、マニュアルなどの関連情報をすぐに確認できます。自動認識技術を活用すれば、棚卸作業も効率化でき、ヒューマンエラー防止にも効果的です。

機器管理ルールを策定し社内に周知徹底する

IT機器の管理を徹底するには、持ち出しや返却手順、故障時の対応方法などを定めた管理ルールが必要です。ルールは文書化し、社内で共有・周知することで、属人化を防ぎ、統一的な運用体制を確立できます。定期的な教育やルール見直しを行うことで、さらに管理精度も高められます。

IT機器の管理を効率化する「IT機器管理システム」の特徴

IT機器の管理業務を効率化するには、専用のIT機器管理システムがおすすめです。さまざまな作業をサポートする機能により、関連業務の効率化が可能です。ここでは、IT機器管理システムのおもな特徴について解説します。

貸出・返却・予約をスキャンだけでリアルタイム管理

IT機器管理システムを導入すると、貸出・返却・予約状況をバーコードやQRコードをスキャンするだけでリアルタイムに更新できます。スマートフォンやタブレットからも操作できるため、外出先や複数拠点からの同時管理も可能です。貸出状況を一元的に把握できることで、返却遅れや在庫不足のトラブルを防ぎ、スムーズな機器運用を実現します。

QRラベルで棚卸しをスピード化し作業効率を向上

管理ラベルとしてQRコードを活用すれば、棚卸作業をスキャンだけで効率化できます。台帳情報と突合しながら、自動で更新されるため、ヒューマンエラーの防止にも効果的です。

手作業と比べると作業工数を大幅に削減でき、短時間で正確な在庫把握が可能です。機器数が多い企業や複数拠点での棚卸にも有効です。

複数拠点のパソコンやスマートフォンをまとめて一括可視化

複数拠点を持つ企業では、パソコンやスマートフォンなどのIT機器を一元的に把握できる環境が不可欠です。IT機器管理システムを導入すれば、保管場所や利用状況、スペック情報をまとめて可視化できます。拠点間での遊休機器の有効活用も容易になり、追加購入の判断もしやすくなります。結果として、機器配置の最適化とコスト削減を同時に実現可能です。

マニュアルや保証書を機器本体と紐づけて一元管理

機器に関するマニュアルや保証書をデータ化し、システム上で本体と紐づけて管理できます。利用者はラベルをスキャンするだけで関連情報をすぐに確認でき、紙資料を探す手間がなくなります。処理や更新の際にも迅速に対応できるため、管理部門の業務負担の軽減だけでなく、保守効率の向上も可能です。

権限設定と操作履歴でセキュリティ強化

システムでは、利用者ごとに閲覧・編集権限を細かく設定できます。機密性の高い機器情報を全員に公開せず、必要な人だけがアクセスできる状態に制御可能です。さらに、操作履歴が自動記録されるため、誰がいつ情報を更新したのかを追跡できます。これにより内部不正を抑止可能になり、セキュリティの強化に貢献します。

IT機器管理システムの選定ポイント

IT機器管理システムを導入する際は、自社の環境や管理体制に合った機能を備えているかを見極めることが重要です。ここでは、システムを選定する際に押さえておきたいおもなポイントを解説します。

複数デバイスやOSを一元管理できるシステムを選ぶ

テレワークや多拠点運営では、WindowsやmacOS、スマートフォンなど多様な機器が混在します。デバイスごとに別ツールを使うと運用コストが増大します。複数のデバイスとOSをまとめて管理できるシステムを選ぶことで、属人化を防ぎ、管理効率を高められます。

クラウドに対応したシステムを選ぶ

社内ネットワークに依存しないクラウド対応のシステムを選べば、テレワーク端末や拠点の機器も一元管理できます。インターネット経由でソフト配布やリモート操作が可能になり、現地対応は不要です。更新や障害対応も迅速化され、管理者の負担を軽減します。

セキュリティ設定を自動で是正できるシステムを選ぶ

収集した資産情報をもとに、パソコンやアプリの設定不備を自動で検知し、即時に是正できる機能を備えたシステムがおすすめです。手動対応では見落としが起こりやすい一方、自動是正ならポリシー違反も防げます。定期診断と対策を自動化し、セキュリティを強化できます。

IT機器管理はアウトソーシングもおすすめ

IT機器の管理業務は、導入から設定、運用、廃棄まで多岐にわたり、社内リソースだけで対応するには負担が大きくなりがちです。アウトソーシングを活用すれば、専門業者が企業の環境に合わせた運用設計やセキュリティポリシー策定をサポートしてくれます。

さらに、パソコンやスマートフォンのキッティング作業も代行可能なため、機器の大量導入や他機種展開の場面でもスムーズに対応できます。加えて、調達や廃棄を含む業務を委託することで経費扱いが可能となり、オフバランス処理による資産規模の圧縮や収益性向上も期待できます。

リソース不足を補うだけでなく、効率的で安定したIT機器管理を実現する手段として有効です。