kintone（キントーン）と基幹システム連携でできること｜活用事例と導入前の注意点まで解説

こんにちは。サイボウズ株式会社が提供するクラウド型業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」の導入・開発を支援する日立ケーイーシステムズのライターチームです。

基幹システムと業務アプリがつながらず、二重入力や情報の分断に悩む企業は少なくありません。その解決策としておすすめするのが「kintoneと基幹システムの連携」です。両者をつなぐことで、データの一元管理や業務効率化を実現でき、経営判断のスピードも高まります。この記事では、連携によってできることや導入事例、成功させるための準備ポイントまで解説します。

kintoneのサービス詳細

企業の中核を支える基幹システムとは

企業の基幹システムとは、会計・人事・販売・在庫・生産など事業の根幹を支える仕組みを指します。これらを統合することで業務を効率化し、情報を一元的に管理できるのが大きな特徴です。リアルタイムでデータを活用できるため、迅速な意思決定やコスト削減にもつながります。

一方で、パッケージ型が多いため、自社独自の業務に完全に適合しない場合もあり、導入には慎重な検討が欠かせません。さらに他のシステムと柔軟に連携できるかどうかも、選定時の重要な判断基準となります。

kintoneは基幹システムと連携できる

kintoneはサイボウズ社が提供するクラウド型の業務アプリ基盤で、ノーコードで独自アプリを作れる点が大きな特徴です。販売管理や在庫管理などは単体でも運用可能ですが、会計や給与のような専門性が高い業務では基幹システムに一歩及ばない場合があります。

そこで両者を連携させれば、基幹システムで扱うデータをkintone上に自動で取り込み、外出先からの参照や入力を可能にできます。また、複数部門で散在していた情報を一元化できるため、業務全体の見える化と効率化が進みます。

kintoneと基幹システムを連携させるメリット

kintoneと基幹システムを組み合わせることで、業務の柔軟性や効率性が大きく向上します。ここでは、両者を連携させることで得られるおもなメリットについて解説します。

外出先からでもデータ入力・参照が可能になる

基幹システムは、社内利用を前提に設計されていることが多く、外部からのアクセスが制限される場合があります。kintoneと連携すれば、スマートフォンやタブレットから直接データの入力や確認が可能です。外出先でも最新情報を扱えるため、移動中の営業担当者や現場スタッフの業務効率が向上します。

必要なデータを直感的に可視化・分析できる

基幹システムの多くは、管理業務に特化しているためデータの可視化が不得意です。一度エクセルに出力してから集計する必要があることも珍しくありません。kintoneと連携することで、任意の切り口でデータを抽出し、グラフやチャートとして即座に表示できます。これにより分析作業が直感的かつスピーディーに行えます。

部門をまたぐ業務データを一元管理できる

会計や人事、販売管理などの基幹システムは、それぞれが独立して運用されているケースが多く、部門間での情報共有に手間がかかりやすいでしょう。kintoneと連携することで、複数部門のデータを1つの基盤に集約可能です。結果として二重入力を防ぎ、部署横断の業務フローの効率化と透明性の向上に寄与します。

kintoneと基幹システムの連携でできること

kintoneと基幹システムを組み合わせることで、日々の業務に新しい活用の幅が生まれます。ここでは、連携によって実現できるおもな活用方法を紹介します。

マスタデータを統合し一元管理を実現できる

顧客情報や商品情報などのマスタデータは、基幹システムと他のアプリで重複管理されがちです。kintoneと連携することで、マスタデータを統合し一元的に扱えます。二重入力やデータの食い違いが減り、最新の情報を全社で共有できるため、業務の標準化や精度の向上につながります。

さらに更新作業の属人化も防げるため、管理コストの削減も可能です。

スマートフォンからリアルタイムに情報を共有・更新できる

基幹システムは社外から利用しにくいケースが多いですが、kintoneとつなげればスマートフォンやタブレットからアクセスできます。現場で入力した内容がすぐに基幹システムへ反映され、情報をリアルタイムに共有可能です。

営業や現場担当者のスピーディーな対応を助け、顧客満足度の向上や意思決定の迅速化にもつながります。

権限設定で必要な情報に素早く安全にアクセスできる

基幹システムは高機能ですが、利用者ごとのアクセス権限を細かく設定するには専門知識が必要であったり、操作が複雑で作業に時間がかかったりする場合があります。kintoneをフロントに活用すれば、アカウント単位で直感的に権限を設定でき、必要な情報だけを迅速かつ安全に共有可能です。

結果として内部統制の強化と業務効率化を同時に実現でき、セキュリティの安心感が増すため、不正利用や情報漏洩リスクの低減にも役立ちます。

kintoneと基幹システムを連携する方法

kintoneと基幹システムをつなぐ方法にはいくつかの選択肢があります。ここではおもな手段とそれぞれの特徴を解説します。

CSVファイルで手軽にデータを取り込む

基幹システムからCSVを出力し、kintoneのアプリ画面から「ファイル読み込み」を選んでアップロードすれば、簡単にデータ移行できます。新規登録だけでなく、顧客IDや商品コードをキーにした一括更新も可能です。

画面の案内に沿って進めれば誰でも操作できますが、これはあくまで手動での更新です。定期的に新しいCSVを用意して取り込む必要があるため、常に最新データを保ちたい場合はAPI連携を検討すると効果的です。

APIを活用してリアルタイムに自動連携する

APIを使えば、基幹システムで更新された情報を自動でkintoneに反映できます。事前にkintoneでAPIトークンを発行し、対象アプリに権限を設定した上で、外部システムやプログラムからリクエストを送信する仕組みです。

一度構築すれば担当者がCSVを取り込む手間がなくなり、リアルタイムで最新データを共有できます。ただし設定には専門知識が必要なため、外部サポートの活用をおすすめします。

基幹システム連携で広がる業務改善の実例

kintoneと基幹システムの連携を理解していても、実際の活用イメージがわかないという方もいるのではないでしょうか。ここでは、具体的な連携事例を取り上げながら、その効果を解説します。

販売管理システムとの自動連携で請求業務を効率化

kintoneに登録された契約情報を販売管理システムと連携させることで、請求書の発行や入金消込を自動化できます。これにより二重入力の手間をなくし、請求処理にかかる時間を大幅に削減可能です。人為的なミスも減るため、月締めの作業をスムーズに進められるようになります。

会計システムとつないで見積から入金まで一元管理

見積データや請求情報をkintoneから会計システムへ連携させると、帳票作成から入金管理までを一気通貫で処理できます。顧客ごとに案件・請求・入金をまとめて確認でき、検索や照合の手間の削減が可能です。営業とバックオフィス双方に必要な情報を一画面で把握でき、業務の透明性とスピードが高まります。

在庫・受注データを連携し入庫処理と納期回答を迅速化

基幹システムにある受注情報と、kintoneで管理する在庫情報を連携すれば、納期回答や入庫処理を素早く行えます。従来は担当者が手作業で確認していた在庫数や発注状況も自動で更新されるため、現場や取引先への連絡がスピーディーにできます。結果として顧客対応の質と信頼性の向上にもつながるでしょう。

見積承認をクラウド化し外出先からスムーズに承認

販売管理システムで作成した見積内容をkintoneに連携し、ワークフロー機能（一連の業務プロセスを電子化し、自動化する機能）で承認プロセスを回せます。上司や承認者が社外にいてもスマートフォンから承認可能になり、紙や印鑑に依存した従来の認証業務の解消も可能です。承認フローの停滞が減ることで、営業スピードを落とさずに案件を進められます。

複数システムをまたいだデータ集計を自動化し分析精度を向上

販売・会計・在庫など複数のシステムに分散したデータをkintoneで統合すれば、集計やレポート作成（蓄積されたデータをグラフやクロス集計表として可視化し、業務の分析や進捗管理を効率化する機能）を自動化できます。表計算ソフトへの手入力が不要になり、最新の数値をもとに正確な分析が可能です。経営層や現場担当者が必要な切り口でデータを確認でき、意思決定の精度も高まります。

kintoneと基幹システム連携を成功させるための事前準備

kintoneと基幹システムをつなぐには、事前の準備が欠かせません。適切な検討を行わずに進めると、導入後に運用が滞る原因になります。ここでは、連携を成功させるために押さえておきたい準備のポイントを解説します。

連携対象のシステムと成果を明確にする

まずは、どの基幹システムとkintoneをつなぐのかを具体的に洗い出すことが重要です。会計や販売管理といった大枠ではなく、現状どのような情報を扱っているのか、逆に管理できていないのは何かを整理しましょう。

その上で「どの情報をkintoneに連携すれば成果につながるのか」を明確にすれば、目的に沿ったシステム設計が可能になります。

kintoneと連携するデータを選定する

効率的な運用には「何でも連携する」のではなく、必要なデータを見極めることが大切です。まず基幹システムで管理しているデータをリスト化し、足りない情報や将来的に必要になるデータを追加で検討します。

その上で、どのデータを基幹システムに残し、どのデータをkintoneに連携させるかを判断しましょう。これにより、管理対象を最小限に抑えつつ効果を高められます。

最適な連携方法を選ぶポイントを押さえる

連携方法には、CSVファイルを使った手動の取り込みからAPI連携、中間サーバー利用など複数の選択肢があります。費用を抑えたい場合はCSV、リアルタイム性を重視するならAPIが有効です。自社に開発リソースがなければ、外部の専門業者に委託するのも現実的な手段です。

基幹システムを全面的に作り直すより、限定的な機能連携に絞れば低コストで実現できるでしょう。