パソコン設定代行で業務立ち上げを効率化｜失敗しない初期設定の方法も解説

こんにちは。「フルライフサポートサービス」、「BPOサービス」でPC・IT機器の様々なお困りごとをワンストップで解決する日立ケーイーシステムズのライターチームです。

企業ではセキュリティ強化や業務効率化を目的に、定期的なパソコンの入れ替えを行うケースが増えています。しかし、新しい端末の初期設定やMicrosoft 365の導入など、1台ごとの作業には多くの時間と人手が必要です。

限られた情報システム担当者だけで対応するのは負担が大きく、トラブルの原因になる可能性もあります。そこでおすすめするのが「パソコン設定代行サービス」です。この記事では、代行を利用するメリットや選び方、依頼時の注意点をわかりやすく解説します。

PC・IT機器のフルライフサポートサービス BPOサービスの詳細

法人向けパソコン設定代行サービスとは

パソコン設定代行サービスとは、企業で導入するパソコンの初期設定やネットワーク接続、ソフトのインストールなどを専門スタッフが代行するサービスのことです。ここでは、パソコン設定代行サービスを利用するメリットと注意点について解説します。

パソコン設定代行を利用するメリット

パソコン設定代行を利用する最大の利点は、社内担当者の負担を大幅に軽減できる点です。1台あたり数時間かかる初期設定をまとめて外部に任せることで、通常業務への支障を抑えられます。さらに、専門スタッフによる作業で設定ミスや不具合のリスクが少なく、セキュリティ面でも安心です。

動作確認やソフトのインストールまで一括で対応できるため、導入後すぐに業務を開始できる環境が整います。

パソコン設定代行を利用する際の注意点

パソコン設定代行を依頼する際は、費用と納期を事前に確認しておくことが重要です。外部委託では作業内容や台数に応じてコストが発生します。また、作業範囲を明確にしておかなければ、想定外の追加費用が生じる場合があります。

契約前にスケジュールと作業項目を整理し、担当者と認識をすり合わせることで、トラブルなくスムーズに導入できます。

パソコン設定の代行業者を選ぶポイント

パソコン設定代行を依頼する際は、業者ごとにサービス内容やサポート体制が異なるため、自社の状況に合ったパートナーを選ぶ必要があります。ここでは、代行先を選ぶ際に確認すべきポイントについて解説します。

料金体系と作業範囲が明確か

代行業者を選ぶ際は、料金の内訳と作業範囲がどこまで含まれているかを明確に把握することが大切です。たとえば、OSのセットアップやMicrosoft 365の導入、プリンター設定、データ移行などは業者によって含まれる範囲が異なります。

基本料金が安く見えても、細かな設定ごとに追加費用が発生するケースもあるため注意が必要です。

納期や設定時間の調整ができるか

企業によっては、新拠点の立ち上げや従業員の入社日など、決められた期日までにパソコンを使える状態にする必要があります。そのため、スケジュール調整の柔軟さは代行企業選びで欠かせません。深夜や祝日の作業対応、リモート設定の可否、大量台数への対応力なども比較しましょう。

繁忙期でも納期を守り、トラブル時のリカバリー対応が迅速な業者であれば安心です。

企業向けパソコン設定代行のおもな作業内容

パソコン設定代行サービスでは、初期セットアップからデータ移行まで幅広い作業を一括で任せられます。ここでは、法人向けに代行される代表的な作業内容について解説します。

パソコンの初期セットアップ

新しいパソコンを使用するためには、まずOSのセットアップや更新を行う必要があります。初期セットアップでは、OSのインストール、リカバリーディスクの作成、セキュリティ設定、動作確認などを実施します。

これらの作業は1台あたり数時間を要することもあり、台数が多いと大きな負担になります。代行サービスでは専門スタッフが効率よく設定を進め、トラブルを防ぎながら業務開始に最適な状態を整えます。

Microsoft 365など必要ソフトの導入

業務で使用するOfficeソフトやウイルス対策ソフトなどの導入も、パソコン設定代行の代表的な作業です。特にMicrosoft 365の導入にはライセンス管理やアカウント認証が伴い、誤設定による利用制限が発生することもあります。

代行業者に依頼すれば、必要なアプリケーションを一括でインストールし、従業員ごとのアクセス権限も安全に設定してもらえます。

社内ネットワーク接続の設定

社内ネットワークへの接続設定は、業務システムや共有フォルダを利用するための重要な工程です。有線・無線LANの接続、プロキシ設定、Wi-Fiのセキュリティキー管理などを正しく行う必要があります。設定を誤ると通信トラブルや情報漏えいの原因になります。

代行サービスでは、オフィス環境に合わせたネットワーク構成を事前に確認し、安全かつ安定した通信環境の整備が可能です。

従業員のアカウントと権限の登録

従業員の入社や部署の新設においては、各従業員のアカウントを登録し、適切な権限を設定する作業が欠かせません。設定代行では、ユーザーごとのログイン情報や権限レベルを整理し、誤操作や不正アクセスを防ぐ仕組みを構築します。

管理者権限と一般ユーザー権限を明確に分けることで、セキュリティリスクを最小限に抑えられます。導入後すぐに業務を始められるよう、安心できる運用環境を整備します。

旧パソコンからのデータ移行

既存のパソコンから新しい端末へのデータ移行も、法人向け代行で需要の高い作業の1つです。ファイルやメール、設定データなどを安全に移行し、業務の継続性を確保します。データの種類や容量によっては時間がかかるため事前に確認しておくようにしましょう。

さらに、不要なデータや古い設定の整理も同時に行うことで、新しい環境をより効率的に活用できるよう整備します。

パソコン設定代行を依頼する前に確認すべきポイント

パソコン設定をスムーズに進めるためには、作業前の準備が欠かせません。設定代行サービスを活用する場合も作業環境が整っていなければ予定通りに進まなかったり、設定ミスが起きたりする恐れがあります。ここでは、事前にチェックしておきたいポイントを解説します。

作業時間に余裕があるか確認する

設定代行では、依頼台数や作業内容に応じて一定の作業時間が必要になります。想定より時間がかかるケースも多く、スケジュールに余裕がないと、予定していた引き渡しや稼働開始が遅れる恐れがあります。

特にOSアップデートやソフト導入を含む場合は、通信環境やスペックによって時間差が生じることもあります。あらかじめ納期と作業時間を確認し、余裕を持ったスケジュールで依頼することが重要です。

インターネット環境を事前に整える

設定作業では、ライセンス認証やアプリのダウンロード、クラウド接続などでインターネット環境が必要になります。通信が不安定だったり、ネットワーク情報が共有されていなかったりすると、作業が止まってしまう場合があります。

事前に回線の開通やWi-Fi設定、プロキシ情報などを準備し、作業者がスムーズに接続できる状態を整えておくようにしましょう。これにより、作業の遅延や認証エラーを防ぎやすくなります。

電源接続とバッテリー状態をチェックする

パソコン設定中に電源が切れると、データ破損やOSエラーなど深刻なトラブルにつながることがあります。代行スタッフが安全に作業できるよう、あらかじめ電源タップやケーブルの接続状況を確認し、安定した電源環境を確保しておきましょう。

ノートパソコンの場合はフル充電を済ませ、ACアダプターを接続しておくと安心です。電源まわりのトラブルは施設の新設時などに発生しやすいため、事前に確認しておきましょう。

マウス・キーボードなど周辺機器を準備する

設定代行を依頼する際は、マウスやキーボード、ディスプレイ、LANケーブルなどの周辺機器を事前に準備しておくことが重要です。これらがそろっていないと、作業が一時中断したり動作確認ができなかったりする場合があります。

ワイヤレス機器を使用する場合は、電池の残量や接続用のレシーバーの有無も確認しておきましょう。

企業の大規模なパソコンの導入には「キッティングサービス」もおすすめ

キッティングサービスとは、パソコン設定代行をさらに拡張した形のサービスで、端末の準備から設置・管理までを一括で任せられます。設定代行がセットアップ中心なのに対して、キッティングは導入計画や資産管理なども含めたトータルサポートを行います。ここでは、その作業内容や依頼メリット、費用の目安を解説します。

依頼できる作業内容

キッティングサービスでは、初期設定だけでなく導入前後の関連業務もまとめて依頼できます。おもな内容は、機器の梱包や動作確認、OSのセットアップ、ソフトのインストール、セキュリティ設定などです。さらに、資産管理台帳への登録や梱包・発送、納品スケジュールの調整にも対応できます。IT機器に詳しい人が社内にいない場合も、安心して作業を進められます。

キッティングを依頼するメリット

キッティングを依頼する最大のメリットは、導入作業の効率化と品質の均一化です。複数の端末を社内で設定すると、担当者の作業精度に差が出たり、スケジュールが遅れたりすることがあります。キッティングでは標準化された手順で作業が進むため、設定ミスや不具合を防げます。

途中から作業を引き継ぐ必要もなく、納品後すぐに使える状態で受け取れるため、開設や人員追加時の立ち上げもスムーズになります。