kintoneを活用したCSVインポート手順とエラー対策を徹底解説

こんにちは。サイボウズ株式会社が提供するクラウド型業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」の導入・開発を支援する日立ケーイーシステムズのライターチームです。

kintoneで大量のデータを扱うとき、CSVインポートを正しく使いこなすことが欠かせません。しかし、設定のわずかな違いによってエラーが発生したり、意図した通りに読み込めなかったりすることが少なくありません。本記事では、kintoneのCSVインポートを確実に進めるための手順を丁寧に解説し、実務で起こりやすいトラブルに対する具体的な対策も紹介します。

kintoneのサービス詳細

kintone CSVインポート機能とは？

kintoneのCSVインポート機能は、Excelやシステムで管理していたデータをまとめてアプリに取り込むための仕組みです。レコード（フォームの複数データを纏めた１つの単位、以下同じ）を一件ずつ入力する必要がなく、既存データの更新にも対応しているため、日常的な情報管理から大規模なデータ移行まで幅広く活用できます。

CSVを使って取り込むことで、業務の属人化を防ぎながら、正確で統一されたデータを短時間で反映できる点が大きなメリットです。

インポート機能を利用する3つのメリット

CSVインポートを使うと入力作業の削減、データ移行の効率化、そして情報のデータベース化を実現可能です。まずは、それぞれのメリットを解説します。

入力作業を除外して時間効率アップ

CSVインポートを活用すると、画面上で一件ずつレコードを登録する手間を削減できます。たとえば、日報、顧客情報、商品リストなど、多数のデータを扱う場合ほど効果が大きく、短時間で情報を最新の状態に整えられます。

さらに、人手による入力ミスも減少し、作業者の負担も軽減されるため、担当者はより付加価値の高い業務に時間を割けるようになるでしょう。結果として、業務全体のスピードと精度が向上します。

大量のデータ移行が可能

別システムからkintoneへ乗り換える際や、部署ごとに散らばったデータを統合したいときに、CSVインポートは非常に有効です。数百件から数万件規模のデータであっても、CSVにまとめるだけでスムーズに取り込め、移行作業の工数を大幅に削減できます。

さらに、CSVの項目をkintoneのフィールド（情報を入力するための個別の入力枠、以下同じ）に合わせておけば、必要な情報だけを正しく整理したうえで反映できるため、移行後のデータ品質も保ちやすくなります。

データベース化が実現

CSVインポートを利用することで、表形式のデータをkintone上でそのままデータベースとして活用できます。たとえば、Excelのように複数ファイルが乱立する状況を避け、情報を一元管理できるため、検索性や共有のしやすさが格段に向上します。

特に、アプリ上でグラフやレポートなどの表示形式に切り替えられ、データの分析や業務改善にもつなげやすくなる点も魅力です。組織全体で大量の情報を活用する基盤が整えられます。

kintone CSVインポートの失敗を防ぐ事前準備

CSVインポートを成功させるためには、アプリ設定やデータ形式を事前に整え、不要な機能を一時的に停止しておくなどのポイントがあります。ここでは、3つの事前準備を紹介するため、それぞれ参考にしてください。

アプリのフィールド設定の確認と調整をする

CSVインポート前に、アプリのフィールド構成を見直しておくとエラーを大幅に減らせます。そのため、フィールド名、フィールドタイプ、必須設定、入力ルールなどがCSVの内容と一致しているかを確認し、矛盾がある場合は先に調整しておきましょう。

また、不要なフィールドが残っていると誤って対応づけられる場合があるため、事前に整理しておくとインポート作業がスムーズになります。特に、日付フィールドや数値フィールドは形式のズレでエラーが起こりやすいため、アプリ側の設定とデータの整合性を丁寧に確認しましょう。

CSVファイルのデータ形式を整える

インポートに使用するCSVファイルは、形式の乱れや不要な記号が混在していると読み込み時にエラーが発生します。たとえば、日付は「YYYY-MM-DD」、数値は余計な文字を含まない状態にそろえ、文字列は置換ミスやスペースの混入がないかを確認しましょう。

また、Excelから保存したCSVは文字コードや書式が意図せず変わるケースがあるため、保存後に簡単なチェックを行うと安心です。列の順序は後からkintone側で調整できますが、事前にアプリのフィールド順と近づけておくと作業ミスを減らせます。

関連機能を一時停止する

インポート時には、アプリ内で動作するプロセス管理やプラグイン、Webhookなどが影響し、処理が途中で失敗したり、意図しないレコード更新が走ったりするケースがあります。特に、大量データの取り込みでは負荷が高まり、通常では問題のない設定がエラーにつながるケースも珍しくありません。

そのため、インポート作業前にこれらの機能を一時的に停止しておきましょう。作業が完了したら設定を元に戻し、想定通り動作しているかを確認してください。

kintone CSVインポートの流れ

ここでは、kintoneのCSVインポートの流れをまとめました。それぞれ順を追ってみていきましょう。

準備したファイルをインポートする

CSVファイルの準備が整ったら、アプリ画面右上のメニューから「読み込む」を選択してCSVをアップロードします。新規追加か既存レコードの更新かを選び、用途に合わせて設定します。

特に、更新するときは、どのフィールドをキーにするかが重要になるため、事前にキー項目が重複していないかをチェックしましょう。ファイルを選択した後はkintoneが自動で列とフィールドの対応づけを行いますが、この段階ではまだ確定されていないため、次のプレビュー画面で必ず内容を確認してください。

プレビューを確認する

プレビューでは、CSVのどの列がどのフィールドに対応しているかを視覚的に確認できます。自動判別に任せきりにすると、似たような名前のフィールドに誤って割り当てられることがあるため、この画面で丁寧に見直しましょう。

たとえば、日付形式が正しく変換されているか、不要な空欄がないか、ルックアップ（他のアプリに登録されている情報を参照して、必要なデータを取得またはコピーする機能）やドロップダウンの値がアプリ側と一致しているかなど、細かい点も確認しておくと仕上がりが安定します。

問題がなければそのままインポートを実行し、不備があればCSVを修正して再度読み込みを行いましょう。

kintone CSVインポート時の注意点

kintoneのCSVインポートは便利な反面、設定やデータの不備によって思わぬトラブルが起こります。ここでは4つの注意点をまとめたので、ぜひ押さえておきましょう。

更新キーとフィールドを正しく設定する

CSVインポートで既存レコードを更新する際は、更新キーの設定が重要です。レコード番号や商品ID、顧客番号など一意の識別子を使用し、値の重複禁止を必ず有効化しましょう。たとえば、同姓同名や番号の重複があるフィールドは更新キーに適さず、誤ったデータ上書きの原因になります。外部システムと連携する場合も、正確な更新キーの選択で安全に一括更新できます。

上書きや重複を防いで正しく更新する

CSVインポートでは、空欄のフィールド値が既存データを上書きするリスクがあります。更新対象でない列はマッピングから除外し、「レコードの追加のみ」を避け「レコードの更新と追加」を選択して重複を防ぎます。

更新キーの値は半角・全角やスペースの有無まで正確に一致させ、プレビュー画面で事前に確認すれば、後の修正作業を大幅に減らせるでしょう。

対応できないフィールドや項目を確認する

kintoneのフィールドタイプごとにCSVインポートの対応状況は異なります。数値やチェックボックス、ドロップダウン、ユーザー・組織選択では形式に注意が必要です。テーブル内の添付ファイルや計算フィールド、リッチエディターの複雑書式はインポートできません。そのため、事前にサンプルデータで検証し、エラーや不整合を未然に防ぎましょう。

バックアップを必ず取る

CSVインポート前には必ずデータのバックアップを取得しましょう。アプリのデータを書き出し、日付をファイル名に含め複数箇所に保存すると安心です。結果として、更新ミスや重複登録が発生しても復元できるようになります。

また、頻繁にインポート作業を行う場合は、自動バックアッププラグインを活用して定期的に保存すれば、安全かつ効率的に運用できます。