kintoneの使い方ガイド｜初心者でもわかる業務活用の基本操作と主要機能を解説

こんにちは。サイボウズ株式会社が提供するクラウド型業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」の導入・開発を支援する日立ケーイーシステムズのライターチームです。

「Excelでの管理が煩雑になってきた」「部署間での情報共有がうまくいかない」こうした課題を抱える企業は後を絶ちません。そこで活躍するのがkintoneです。kintoneはプログラミング不要で業務アプリを作成できるクラウドサービスです。本記事では、kintoneでできること・できないこと、基本的な使い方から効果的に活用するコツまで、初心者にもわかりやすく解説します。

kintoneのサービス詳細

kintoneとは

kintoneは、サイボウズ株式会社が開発したクラウド型の業務アプリ構築サービスです。ドラッグ&ドロップの簡単な操作だけで、自社に最適な業務管理ツールを作成可能です。

最大の特徴は、IT（インフォメーションテクノロジー）の専門知識を持たない現場担当者でも扱える点にあります。画面上で必要な入力項目を選んで配置すれば、データベースとして機能するアプリが即座に完成します。エンジニアに依頼する手間やコストをかけずに、業務改善を始められる仕組みです。

こうした特性が評価され、小売から製造、医療まで幅広い分野で多くの企業が活用しています。

kintoneでできること

kintoneを導入すると、業務管理の方法が大きく変わります。ここでは、導入によって実現できる主な機能を4つの観点から解説します。

Excel管理の削減

kintoneを使うと、これまでExcelに散らばっていたデータをまとめて扱えるようになります。ExcelやCSVを読み込むだけでアプリ化できるため、顧客情報や案件情報も一気に整理できます。

複数ファイルを探したり開き直したりする必要がなく、更新履歴も自動で残るので編集ミスの発見も簡単です。Excelにありがちな「どれが最新かわからない」という問題を防ぎながら、データ管理の手間を大きく減らせます。

情報共有の効率化

kintoneでは、クラウド上でデータをリアルタイムに共有できるため、常に最新の情報にアクセスできます。各データにはコメント欄があり、メンション機能（特定の相手に通知を届ける機能、以下同じ）で特定メンバーへ通知が可能です。

部署やプロジェクトごとにスペースを作成し、関連アプリやスレッドをまとめて管理することもできます。また、社外の協力会社をゲストとして招待し、企業間での共同作業もスムーズに進められます。

他サービスとのデータ連携

kintoneは、Web連携APIを通じて他のクラウドサービスとデータのやり取りができます。手作業でのデータコピーが不要になるため、作業時間の短縮とヒューマンエラーの防止につながるのがメリットです。API連携に対応していないサービスでもCSVやExcel形式でデータを取り込めます。

kintoneのプラグインを活用することでWebフォームや見積書の自動生成など、さらに幅広い業務に対応が可能です。

業務フローに合わせたアプリのカスタマイズ

kintoneでは、ドラッグ&ドロップの操作だけでアプリのレイアウトを変更できます。標準搭載のワークフロー機能（一連の業務手順を電子化し、自動化する機能）を使えば、申請・承認といった社内稟議の流れもアプリ内で完結が可能です。

また、複雑な承認ルートにも対応しており、承認者が社外にいても迅速な処理が行えます。ユーザーや組織ごとにアクセス権限を細かく設定できるため、閲覧のみ許可や特定データのみ編集可能といった柔軟な運用が実現します。

kintoneでできない・難しいこと

kintoneは多機能で便利なクラウドサービスですが、全ての業務に完全対応できるわけではありません。ここでは、導入前に把握しておくべき制約や難しい点を解説します。

複数アプリをまたいだ標準機能での集計

kintoneの標準機能では、複数のアプリをまたいだ集計はできません。たとえば「Aのアプリで管理している在庫数」と「Bのアプリで管理している単価」を組み合わせて合計金額を算出する場合は、目視で計算する必要があります。

はじめから同一アプリで管理すれば問題は避けられますが、業務全体を最初から想定して設計するのは簡単ではありません。この制約は、krewDataなどの専用プラグインを活用することで解消できますが、費用がかかる点に注意が必要です。

Excelのような自由な編集

一覧画面でExcelのような自由な編集は、標準機能だけでは実現できません。もともとExcelを日常的に使っていた担当者は、UI（画面）の違いに戸惑う場合があります。ただし、Excelに近い操作感でデータの編集ができたり、グラフ表示に対応したりするプラグインも存在します。

専門性の高い基幹システムの完全置き換え

kintoneは業務アプリの構築やデータ管理に優れていますが、専門性の高い基幹システム（販売・会計・生産・在庫管理などの基幹業務を効率化するためのシステム）を完全に置き換えるのは難しいです。販売管理や会計、勤怠管理などの専門システムは、複雑な処理や印刷機能などが必要なため、kintoneだけで同等の機能を再現することは困難です。

プラグインや外部サービスで補うこともできますが、操作性やコストの面で制約が残る場合があります。そのため、基幹システムとkintoneを連携させて活用する方法が現実的です。

プログラミングによる複雑な機能の実装

基本的なアプリの作成であれば、プログラミング知識なしでkintoneを活用できます。しかし、業務フローに合わせた複雑な処理や細かなカスタマイズは、プログラミングによる実装が必要です。

初心者が独学で習得する場合は時間がかかり、完成までに負担が大きくなることもあります。複雑なシステムや高度な機能を導入する際は、専門家への依頼や外部パートナーの活用が推奨されます。

kintoneの基本的な使い方

kintoneを効率的に活用するには、アプリ・スペース・スレッドの基本的な操作を押さえておくことが重要です。ここでは、具体的な操作方法と活用のポイントを順に解説します。

アプリの作成

kintoneのアプリはデータ管理や集計に使うシステムで、Excelの1ファイルのように考えるとイメージしやすくなります。自分でフィールド（情報を入力するための個別の入力枠、以下同じ）を配置する、テンプレートを活用する、ExcelやCSVを読み込む方法があり、業務に合わせて柔軟にアプリを作成できます。

スペースを作成

スペースはチームや部署内で情報共有やコミュニケーションを行う場所で、テンプレート活用や一から作成が可能です。参加メンバーを設定し投稿やコメント、いいね、メンション機能を活用でき、スペース内にアプリを作ることで権限管理も効率的に行えます。

スレッドの活用

スレッドは話題ごとに情報を整理できる機能で、スペース内で設定することで複数スレッドを作成できます。話題が混線せず、必要な情報を明確に共有でき、投稿やコメント、メンションを通じてチーム内で効率的にやり取りを行えます。

kintone導入に向いている企業

ここでは、kintoneの導入効果が高い企業の特徴を解説します。

さまざまなデータをまとめて管理したい

複数の業務データを一元管理したい企業に向いています。顧客情報や受注データ、契約書、日報などをkintoneでまとめると、社内でリアルタイムに共有でき、確認や分析も簡単に行えます。散在する情報を効率よく整理したい場合に最適です。

アナログ業務からデジタル化したい

紙やExcelでの業務を効率化したい企業にも適しています。日報や作業報告、承認フローなどをノーコードで簡単にアプリ化でき、必要に応じて帳票出力や自動処理も可能です。属人化しやすい業務もデジタル化できるのが強みです。

予算の範囲内で業務効率化を実現したい

初期費用を抑えて効率化を進めたい企業にも向いているといえます。最低10ユーザーから利用でき、社内で営業管理や在庫管理のアプリを作成可能です。外注や専門エンジニアを使わずに改善を繰り返せるので、無駄なコストを避けつつ運用できます。

kintone導入に向いていない企業

ここでは、kintoneの活用が難しい企業の特徴を紹介します。

学習コストをかけたくない

操作や運用ルールの学習に時間をかけられない企業には向かない可能性があります。ノーコードでもアプリ作成やワークフロー設定には理解が必要で、学習を避けると機能を十分に活用できず、業務改善効果も低くなります。

専門性の高い業務が多い

製造管理や会計、医療業務など専門性が高い場合、kintoneだけでは対応が難しいことがあります。複雑な条件分岐や法規制への対応が必要な業務では、専用システムの方が効率的です。

個人〜少人数規模でコストを抑えたい

個人や数人規模では導入コストが割高になりやすく、運用や改善も負担になります。最低契約数が10ユーザーからのため、極小規模での利用はコストパフォーマンスが低く、管理も難しくなるケースがあります。

kintoneを効果的に活用するコツ

kintoneは単なるデータ管理ツールではなく、うまく使えば業務の効率化や自動化の幅を広げられます。ここでは、現場で役立つ活用のポイントを紹介します。

プラグインの活用で操作性と効率を向上

kintoneを業務の中心として使うなら、プラグインの活用は欠かせません。標準機能だけでは手が届かない部分も、プラグインを追加するだけで簡単に補えます。

たとえば一覧画面をExcelのように編集できるものや、項目の選択内容に応じて別フィールドを自動入力するもの、さらに条件に合わせて別アプリのレコード（フォームの複数データを纏めた１つの単位）を自動更新するものまであります。

設定方法も難しくなく、専門知識がなくても直感的に扱えるのが特徴です。中には追加するだけでそのまま使えるものもあり、日々の作業を細かく最適化できます。

外部サービス連携で業務の自動化

kintoneはAPIを使って外部サービスと連携できるため、既存のクラウドサービスを生かしたまま業務の自動化を進められます。電子契約や会計システム、カレンダーなどとつなぐことで、データの転記や二重入力といった手間が減り、作業ミスも防ぎやすくなります。

さらに基幹システムとも連携でき、各アプリに登録した情報を自動取り込みする運用も実現できます。すでに社内ツールがあれば、kintoneとの組み合わせで業務の自動化を拡張できるでしょう。