IT機器の保管・管理方法｜メリットや課題、導入手順を解説

こんにちは。「フルライフサポートサービス」、「BPOサービス」でPC・IT機器の様々なお困りごとをワンストップで解決する日立ケーイーシステムズのライターチームです。

IT機器の保管や管理が煩雑になり、「誰が何を使っているか正確に把握できていない」という人もいるでしょう。

本記事では、IT機器の保管・管理の基本や重要性、手作業管理における課題について解説します。IT機器管理ツールを導入するメリットや具体的な手順もお伝えするので、IT機器の管理担当者は最後までご覧ください。

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IT機器の保管とは

IT機器の保管とは、パソコンやスマートフォン、ネットワーク機器といった、企業が所有する物理的なハードウェアを、安全かつ適切に維持・管理することです。

「どの機器を」「誰が」「いつから」「どこで」利用または保管しているのか、状態はどうなっているのかを正確に把握し、購入から廃棄までの一連のライフサイクルを通じた管理が含まれます。

適切な保管・管理は、IT機器という企業の資産を活用し、さまざまなリスクから守るための活動です。

IT機器管理とIT資産管理の違い

「IT機器管理」と「IT資産管理」は混同されがちですが、管理範囲に明確な違いがあります。IT機器管理は、パソコンやサーバー、スマートフォンといった「物理的なモノ（ハードウェア）」の管理に焦点を当てます。

一方で、IT資産管理は、ソフトウェアのライセンスやデータなど、ITに関連する「無形の資産」も含む概念です。

IT機器の適切な保管・管理が必要な理由

ここからは、IT機器の適切な保管・管理が必要な3つの理由について解説します。

セキュリティリスクを防ぐため

IT機器の管理不備は、重大なセキュリティインシデントに直結します。管理されていないパソコンやスマートフォンを紛失・盗難された場合、内部に保存された機密情報や個人情報が外部に漏えいするリスクが高まります。

誰がどの機器を利用しているかが不明確な状態では、マルウェア感染や不正アクセスが発生した際に、原因の特定や追跡ができません。

物品管理業務の効率化のため

適切な管理体制がなければ、日常の物品管理業務に時間と手間が浪費されます。「あの予備のノートパソコンはどこにある？」といった確認作業に、担当者が奔走しなければなりません。

年に一度の棚卸し作業では、台帳の情報と現物が一致せず、原因調査に工数がかかってしまいます。適切に管理されていれば、必要な時に必要な機器をスムーズに探し出せます。

コストの最適化のため

IT機器の利用状況の把握は、無駄なITコストの削減に欠かせません。たとえば、部署のキャビネットで眠っている遊休資産の存在に気づかず、同じスペックのパソコンを新たに購入してしまうといった無駄を防止できます。

故障や修理の履歴も管理すれば、特定のモデルの故障率などを分析し、将来の機器選定に役立てられるでしょう。

IT機器の保管・管理を始めるための事前準備

IT機器の保管・管理を効果的に始めるには、計画的な準備が重要です。どのような事前準備をすればよいかを解説します。

1. 管理ルールを策定する

まず、IT機器管理に関する社内ルールを明確に策定します。管理対象とする機器の範囲（パソコン、スマートフォン、タブレット、周辺機器など）を定義し、新規購入から貸出、返却、故障時、廃棄に至るまでの一連の業務フローを定めてください。

策定したルールは、文書化するだけでなく、全従業員に対して周知徹底し共有することが重要です。

2. 物理的な保管場所と方法を決める

次に、未使用の機器や修理中の機器、予備機などを保管するための物理的な場所と方法を決定します。保管場所は、部外者が容易に立ち入れないよう、施錠管理ができるキャビネットや倉庫などの選定が望ましいです。

単に一か所にまとめるだけでなく、機器の状態ごとに保管する棚やエリアを明確に区別して管理ミスを防ぎます。

3. 管理台帳で情報を一元化する

全てのIT機器の情報を一元的に管理するための「管理台帳」を作成します。最初は、ExcelやGoogleスプレッドシートで作成する企業が多いです。

個々の機器を識別するための「管理番号」を必ず設け、「機器の種類」「メーカー名」「型番」「シリアル番号」「購入日」「使用者」「保管場所」といった管理項目を定義し入力していきましょう。

IT機器の保管・管理の課題

手軽に始められるExcelやスプレッドシートによる管理台帳が抱える、さまざまな課題について見ていきましょう。

入力ミスや更新漏れが発生する

手作業でのデータ入力には、ヒューマンエラーがつきものです。型番やシリアル番号の打ち間違い、購入日の誤入力といったミスは、情報の正確性を損ないます。

機器の貸出や返却、故障といったステータスの変更があるたびに台帳を更新する必要があるものの、多忙な業務のなかでは更新が後回しにされたり、忘れられたりする場合も少なくありません。

リアルタイムでの情報共有ができない

Excelファイルを用いた管理では、情報のリアルタイム性に欠けるという課題があります。ファイルサーバーに置かれた台帳は、誰かが編集のために開いていると、他の人は閲覧しかできず、同時に編集することができません。

「今、使えるパソコンは本当に残っているのか」といった情報が即座にわからないため、業務に支障をきたす場合もあります。

セキュリティリスクを拭えない

Excelファイル自体にもセキュリティ上のリスクが潜んでいます。ファイルは容易にコピーして持ち出せるため、社内のIT機器情報の一覧が外部に漏えいする危険性があります。

ファイルにパスワードをかけたとしても、アクセス権限をユーザーごとに細かく設定するのは難しく、閲覧権限のない人にも情報が見えてしまう可能性もあります。

IT機器管理ツールのメリット

Excel管理の課題を解決し、効率的で安全なIT機器管理を実現するIT機器管理ツールのメリットについて解説します。

IT機器情報をまとめて可視化できる

IT機器管理ツールを導入する最大のメリットは、社内にある全てのIT機器情報をダッシュボードなどで一元的に可視化できる点です。

総数、使用中の台数、保管中の台数、修理中の台数といった全体の状況が一目で把握できます。バーコードやQRコードを機器に貼り付けておけば、読み取るだけで各機器の詳細情報へ瞬時にアクセス可能です。

社内のセキュリティを強化できる

ツールを用いれば、IT機器のライフサイクル全体を正確に追跡し、セキュリティレベルを向上させられます。

誰がいつから機器を利用しているかを常に正確に把握できるため、不正な持ち出しや退職時の未返却を効果的に防止できます。内部不正の抑止や無許可のIT利用の防止にもつながり、多角的なセキュリティ強化が実現します。

リアルタイムで管理できる

IT機器管理ツールは、複数人が同時にアクセスしてもデータが競合せず、最新の状態が維持されます。機器の貸出や返却などのステータス変更は、その場でシステムに反映され、即座に全社で共有されます。

担当者が保管庫や執務フロアを回りながら、現物のバーコードをスキャンするだけで棚卸しや状態更新を完結させられます。

IT機器管理ツール導入の手順

IT機器管理ツールの導入を成功させるためには、計画的なステップが重要です。具体的な手順について解説します。

1. 現状分析と目的の明確化

まず、「なぜツールを導入するのか」という目的を明確にすることが最も重要です。「棚卸しにかかる工数を現状の半分にしたい」など、具体的な数値目標を設定しましょう。

現在の管理方法における課題点（更新漏れの頻発、情報検索の非効率さなど）を具体的に洗い出し、管理対象となるIT機器の正確な種類と台数を把握します。

2. ツールの選定

明確化した目的と課題をもとに、導入するツールを選定します。自社に必要な機能（バーコード管理、スマートフォン対応、リース契約管理、他システムとの連携など）をリストアップし、要件を満たすツールを複数ピックアップしましょう。

無料トライアルを提供しているツールもあるため、実際に操作感を試してみることをおすすめします。

3. 実証テストからの本番稼働

いきなり全社に導入するのではなく、まずは特定の部署や一部の機器を対象に試験的な導入を行います。テスト期間中に、実際の業務フローに沿ってツールを運用してみて、操作性や課題点を洗い出しましょう。

本格導入に向けた運用ルールの改善や設定の最適化を行い、マニュアルなどを整備し、満を持して全社へ展開します。

4. 運用定着と継続的な改善

ツールを導入して終わりではありません。全従業員を対象に説明会を開くなどして、新しい運用ルールとツールの使い方を周知し、利用を定着させることが重要です。

定期的に現場の利用状況をヒアリングしたり、ツールから得られるレポートを分析したりして、運用上の課題がないかを確認しましょう。課題が見つかれば、ルールや設定を柔軟に見直します。