ハードウェア保守とは？必要性や委託で得られるメリットを解説

こんにちは。「フルライフサポートサービス」、「BPOサービス」でPC・IT機器の様々なお困りごとをワンストップで解決する日立ケーイーシステムズのライターチームです。

ハードウェア保守とは、企業で使用されるサーバーやネットワーク機器などの故障時の修理や定期的な点検を行うサービスのことです。ハードウェア保守を外部に委託することで、企業は修理や障害時にかかるリソースを削減できたり、安定して業務を行いやすくなったりといったメリットがあります。この記事では、ハードウェア保守の詳しい内容や必要性、委託することで得られるメリットに関して詳しく紹介しています。

※本記事に記載のサービス・機能・サポート内容は一般的な情報であり、当社にて必ずしも対応を保証するものではございません。

ハードウェア保守とは

ハードウェア保守とは、業務システムを安全かつ高品質に稼働させるためのハードウェア維持管理です。ハードウェア保守には、サーバーやネットワーク機器、パソコンやプリンターなどの機器が例として挙げられます。ハードウェア保守のサービス内容とソフトウェア保守との違いを解説します。

保守サービスの内容

ハードウェア保守サービスの内容の例には、機器の故障時の修理、定期的な点検、部品交換、障害発生時の対応などが挙げられます。企業が持つパソコンやサーバー、ストレージ、ネットワーク機器などになんらかの問題が生じた際に、機器を修理したり部品を交換したりして安全に稼働するようにするサービスのことを指します。

企業が安定したビジネスを継続する上で、ハードウェアが安定的に稼働することが非常に大切です。もしもハードウェアに重要なトラブルが起こった場合、事業が一時ストップしてしまい、大きな損害が生じるリスクもあります。

企業がサービスの安定稼働を続けるためにも保守サービスは重要です。

ソフトウェア保守との違い

ハードウェア保守と混同される言葉に、ソフトウェア保守があります。ソフトウェアとは、コンピューターに処理を実行させるためのプログラムやデータのことで、物理的に存在しないものを指します。具体的にはOSやアプリなどのアプリケーションソフトなどのことです。

ソフトウェア保守は、アプリケーション上で起こったバグやトラブルなどの解決や、アップデート時の修正、通信障害が起こった際の原因究明や復旧作業などを行います。

また、ソフトウェア保守は不具合を直すだけではなく、ユーザビリティの改善や新機能の追加など、ソフトウェアをより良くするための作業を含むことも、ハードウェア保守との違いです。トラブルが起こった際に行うだけではなく、日常的に継続して行う保守サービスです。

ハードウェア保守の種類

ハードウェア保守の種類は、おもに以下の3つがあります。

オンサイト保守

オンサイト保守とは、社内のハードウェアが故障したり不具合が起こったりした際に、直接業者が現地に向かって対応を行う保守サービスのことを指します。

オンサイト保守は技術者が直接現地を訪問して修理を行うため、直接修理作業の様子を確認することができ、企業にとって安心感があります。不具合が起こった機器を送付する必要がないため、部品の手配や発送作業が発生しない点もメリットといえるでしょう。また、不具合の原因や復旧後の注意点も教えてもらえるので、今後の対応についても考えられます。

ただし、作業者が社内に入る必要があるため、セキュリティ面の問題があります。情報漏えいのリスクが発生するため、入館手続きについて事前に説明する手間などが発生する可能性があります。

センドバック保守

センドバック保守は、機器が故障したり不具合が起こった際に、ハードウェアをメーカーや保守サービス業者に送り、修理して返送してもらうサービスを指します。

センドバック保守はオンサイト保守と違って技術者が派遣されないため、出張費がかからず、オンサイト保守よりもかかるコストが低い点がメリットです。全国どこの拠点でも対応してもらえるので、安心感があります。

ただし、センドバック保守は修理が完了するまで時間がかかる点がデメリットです。部品を外して発送作業を行い、修理をして返送するという手間があるため、修理が完了するまで業務が止まってしまうリスクがあります。

スポット保守

スポット保守とは、保守サービスの継続的な契約を結ばずに、故障などのトラブルが起きた際にだけメンテナンスを頼むことです。

オンサイト保守やセンドバック保守の場合、通常は保守契約を結ぶ期間を決め、月額で費用が発生します。一方のスポット保守では問題が起こった際にだけ費用がかかるため、不要な期間のコストがかからず、費用が抑えられるメリットがあります。

ただし、スポット保守は通常の保守契約よりも1回のサービス費用が割高になります。トラブル発生の回数が増えてしまうと、結果的に費用がかさむ可能性があるでしょう。

また、継続的なサービスと異なりすぐに対応できるように準備ができているわけではないため、時間がかかったり、対応できる業者が見つからなかったりといったリスクもあります。

ハードウェア保守の必要性

ハードウェアは故障が発生すると修理や交換に時間を要し、その間に業務が停止するリスクがあります。保守契約を結んでおくことで専門スタッフによる迅速な対応が可能となり、ダウンタイムを最小限に抑えられます。

また、企業が扱う重要データを守るためにも、定期メンテナンスやバックアップは欠かせません。これらの取り組みにより、データ損失のリスクを大幅に低減できます。

ハードウェア保守を委託するメリット

ハードウェア保守を外部に委託することで、おもに下記2つのメリットがあります。

ビジネスの安定化を狙える

ハードウェア保守を外部に委託すると、ビジネスが安定しやすいというメリットが挙げられます。トラブルが起こってもいつでも任せられる先があるため、企業はビジネスに集中できます。

トラブルが起こると、現場の従業員は対応に追われてしまい、リソースがトラブル対応に多く割かれてしまいます。外部に依頼すれば、トラブル対応に人的リソースを割かずに安定稼働できます。

また、適切な保守管理を受けられるため、トラブルや障害を事前に防ぐこともでき、業務がストップするリスクも下げられます。

保守のコストが抑えられる

保守コストが抑えられる点もハードウェア保守を外部に依頼するメリットの1つです。ハードウェア保守を委託することで故障やデータ損失が起こらないように普段から適切に管理してもらえるため、トラブルコストを抑えられる可能性があります。

また、ハードウェアにトラブルが起こった際は、システム管理部門などが解決のために動かなければいけません。ハードウェア保守を外部に委託すればシステム管理部門の業務負担が減り、トラブル解決にかかる人件費を削減できます。

保守のためのエンジニアの教育費も削減でき、浮いたお金を他の部門に回すことも可能です。

ハードウェア保守を委託する際の注意点

ハードウェア保守を外部に依頼することで多くのメリットがありますが、一方で注意点もあります。

ハードウェア保守を外部に委託する場合、社内で保守運用のノウハウを蓄積できず、保守・運用ができるエンジニアも育ちません。ハードウェア保守を自社で行うなど運用の切り替えが行われる場合、スムーズに移管できない可能性があるでしょう。

また、外部にハードウェア保守を委託する場合、情報漏えいのリスクがあります。現場に他社の人材が出入りするため、機密情報を扱っている部署の場合は注意が必要です。業務委託先のセキュリティ認証取得状況やアクセス権限管理体制などについては、契約前にしっかり確認しておきましょう。

ハードウェア保守を委託する際の選び方

ハードウェア保守の委託先を決める際には、下記の3つのポイントをチェックしましょう。

保守に対応した機器

ハードウェア保守の業者を選定する際には、保守の対応になる機器を必ず確認してください。保守を委託する機器にはパソコン、ストレージ、ネットワーク機器などさまざまありますが、定期点検の頻度やトラブルが起きた際に業務に影響を与える大きさなどで、適切な保守サービスを選定しましょう。

たとえば、基幹システムであるサーバーやストレージは、故障してしまうと業務に多大な影響が出るため、オンサイト保守で継続的に保守を依頼するのが向いています。対象の機器にはどのサービスが向いているかよく検討することが大切です。

保守対応スピード

保守の対応スピードも、業者を依頼する上で大切な点です。ハードウェアに故障や障害が発生した際に、どの程度の時間で対応してもらえるかは、業務にも大きな影響を与えます。

夜間や休日も含め、24時間365日対応ができる業者であれば、トラブルが起こった際でもすぐに対応してもらえるため、被害を最小限に抑えられるでしょう。

一方で、たとえば製造業の場合、修理に対応する時間が限られている場合や、修理までに数日間かかる場合、生産ラインなどに影響が出る可能性があります。

業務の内容によっては、迅速に対応してくれる業者を選ぶ必要があるでしょう。

評判と実績

ハードウェア保守の委託業者を選ぶ際には、評判と実績を確かめましょう。企業の大切な機器の保守をお任せする業者のため、技術力があり、信頼できる業者でなければいけません。実績を確認する際は、自社と同業界や同規模の企業の保守実績が参考になります。実績の数だけではなく、取り扱っている技術の範囲、障害対応の成功事例など、具体的な内容を確認することが大切です。

業者の公式ホームページに掲載されている実績だけでなく、GoogleマップやSNSなど、実際にサービスを利用している人の口コミも確認しましょう。