企業における資産品の管理とは？IT資産を管理する重要性と管理方法を解説

こんにちは。「フルライフサポートサービス」、「BPOサービス」でPC・IT機器の様々なお困りごとをワンストップで解決する日立ケーイーシステムズのライターチームです。

デジタル化社会が進む昨今、社内で抱えるパソコン・スマートフォン・ソフトウェアなどのIT資産が増え続けており、これらを正確に管理することが求められています。IT資産を適切に管理することは、企業のコンプライアンスやセキュリティポリシーを守る上で非常に重要です。

この記事では、社内の資産品の管理に課題を感じている企業担当者向けに、IT資産管理の重要性や管理方法を解説します。

※本記事に記載のサービス・機能・サポート内容は一般的な情報であり、当社にて必ずしも対応を保証するものではございません。

企業における資産品の管理とは？

企業における資産品の管理とは、会社が保有する有価証券・不動産・IT機器などの資産を把握し、適切に利用・管理するための仕組みです。社内のさまざまな資産品を適切に管理することで、経営状態を正確に認識でき、従業員が資産品を私物化することを防止できます。特に近年はIT資産の保有数が増加しており、管理体制の見直しを迫られる企業が増えています。

資産品の種類

企業が管理すべき資産品は、用途や性質によって流動資産・固定資産・工場や倉庫の資産・IT資産の4種類に分類されます。

流動資産

流動資産は比較的短期間で現金化できる資産を指し、当座資産・棚卸資産・その他の流動資産の3種類に分類されます。

当座資産には預金・受取手形・有価証券・売掛金、棚卸資産には商品在庫・部品在庫・原材料、その他の流動資産には短期貸付金・立替金などが含まれます。

固定資産

固定資産は、1年以内に現金化することができない、長期間にわたって企業が保有する資産を指します。固定資産は有形固定資産と無形固定資産の2種類に分けられるほか、減価償却が行われる減価償却資産と耐用年数が定められていない非減価償却資産にも分けられます。

有形固定資産には土地・建物・電子機器・車両、無形固定資産には特許権・商標権・借地権・ソフトウェアなどが含まれます。

工場や倉庫の資産

工場や倉庫にある設備や機器も、企業が保有する資産品の1つです。たとえば、製品の製造に利用される治具・工具・金型や工場で運搬に使用されるパレットなどがこれにあたります。

IT資産

IT資産は、流動資産や固定資産に分類された資産品のうち、ITにまつわる資産品を指します。パソコン・タブレット・スマートフォンなどの通信機器、プリンター、複合機などのハードウェア、通信機器にインストールされたソフトウェア・OSとそのライセンスなどが該当します。

IT資産の管理が重要な理由

IT資産の管理は、企業がコンプライアンスを遵守する上で重要なだけでなく、セキュリティ対策としても必要不可欠です。

コストの削減・最適化を図れる

IT資産を適切に管理することで、社内で保有している機器やライセンスの状況を正確に把握でき、無駄なコストを削減できます。たとえば、長期にわたって使用されていない端末や重複して契約しているソフトウェアライセンスなどを早期に発見することで、不要な支出を抑えることが可能です。また、機器の故障や老朽化による買い替え時期を予測し、計画的に予算を計上することもできるでしょう。

セキュリティリスクを抑えられる

IT資産を正確に管理していないと、OSのアップデート漏れや脆弱性の把握漏れ、紛失した端末の放置など、さまざまなセキュリティトラブルのリスクが生じます。適切な管理体制を整えることで、社内のデジタル機器の最新の利用状況やソフトウェアのバージョンを常に把握でき、従業員による私的利用も防止できます。

ライセンス違反を防止できる

ソフトウェアのライセンスは契約形態が複雑なうえ、台数制限や契約期限などの管理項目が多いため、適切な管理運用が欠かせません。IT資産を正確に管理することで、契約範囲を超えた利用や期限切れによるライセンス違反を防止できます。また、デジタル機器の正確な保有台数を把握すれば、必要な数だけライセンスを契約する判断ができ、コストの最適化にもつながります。

IT資産の管理を怠った際に起こりうる問題

IT資産を適切に管理しなかった場合、セキュリティトラブルや経営判断ミスなど、多方面でトラブルが発生するおそれがあります。

資産の紛失・喪失のおそれがある

IT資産の管理が不十分だと、端末や備品の所在を正確に把握できず、紛失・持ち去り・盗難などのリスクが高まります。特にスマートフォンやノートパソコンなどのモバイル端末は持ち運びが多いため紛失しやすく、最悪の場合情報漏えいにつながる危険性があります。また、誰がどの機器を使用しているかを正確に把握していないと、トラブル発生時の追跡が難航するでしょう。

減価償却を正確に行えない

IT資産の取得日・取得金額・耐用年数などの情報を正確に管理していないと、減価償却の計算に誤りが生じ、企業の会計処理や税務処理にも影響を及ぼします。減価償却の計上ミスが起こると監査対応が発生するほか、追徴課税などのリスクも高まるため、適切な管理体制の構築が必要不可欠です。

資産の買い替え・アップデートの判断を誤る

社内のIT資産を正確に把握できていないと、老朽化した機器を使用し続けたり、まだ使用可能な資産を早期に買い替えてしまったりと、資産の非効率な運用が起こる可能性があります。特にデジタル機器は故障リスクやセキュリティリスクが高いため、適切なタイミングでの更新・買い替えの判断が求められます。

従業員が資産を私物化するおそれがある

IT資産の管理が曖昧になっていると、従業員が資産を無断で持ち出して私物化するリスクが高まります。特に小型のデジタル機器は持ち出しがしやすく、気付かないうちに私的利用されやすいほか、業務に無関係なアプリケーションをインストールされたりする「シャドーIT」が発生する可能性もあります。

IT資産で管理する項目

IT資産を適切に管理するためには、機器のスペックや利用状況など、さまざまな項目を記録する必要があります。

機器の型番・スペック

IT資産を管理する上での基本項目が、端末の型番・CPU・メモリ容量・ストレージ容量などのスペックです。これらの情報を適切に記録しておくことで、故障時の対応や買い替えの判断がしやすくなるほか、適切なソフトウェアの選定にも役立ちます。

社外への持ち出し記録

パソコンや業務用スマートフォンなどの社外に持ち出す機会が多いIT資産は、セキュリティ対策のために「誰が・いつ・どこへ持ち出したか」を記録することが重要です。持ち出し履歴を管理することで紛失や盗難リスクを低減でき、トラブル発生時に追跡しやすくなります。

機器の点検・修理の記録

IT資産を適切に利用するためには、デジタル機器の定期的な点検や修理履歴の管理が欠かせません。社内で故障の頻度や部品交換履歴を把握しておけば、老朽化した機器の買い替え判断がしやすくなるでしょう。また、機器を買い替える際に、故障回数の多い型番やメーカーを避けやすくなります。

IT資産の管理方法

IT資産を管理する方法は企業によってさまざまですが、近年は専用の管理ツールを利用するケースが増えています。

管理台帳の作成

IT資産の最もシンプルな管理方法が、ExcelやGoogleスプレッドシートで資産管理台帳を作成する方法です。デジタル機器の型番・購入日・貸与している従業員・保管場所・保証期限などの項目を表にして一覧化することで、社内のIT資産の現状を一元管理できます。コストをかけずにIT資産を管理できますが、情報の更新作業が煩雑になりやすく、台数が増えるほど管理者の負担が大きくなる点に注意が必要です。

会計ソフトの固定資産管理ツールの利用

会計ソフトを利用している企業は、ソフトに備わっている固定資産管理ツールを活用する方法もあります。もともと会計管理目的に開発されているソフトのため、減価償却や残存価額を自動で計算できたり、入力したデータをもとに会計処理を行ったりでき、財務・経理部門とスムーズに連携できます。ただし、機器の利用状況や持ち出し管理など、日々の運用・管理には適さない場合があるでしょう。

固定資産管理システムの導入

より正確な管理を行いたい場合は、固定資産の管理に特化したシステムやツールを利用するのも1つの方法です。これらのシステムはIT資産だけでなく、不動産や社用車なども一元管理できます。加えて、IT機器の減価償却計算や管理台帳の運用を効率化することも可能です。新たにシステムを導入する場合は一定のコストが発生するため、資産品の管理に予算を割く余裕がある企業に適した管理方法といえます。

IT資産管理ツールの導入

IT資産を徹底管理したい場合は、専用のIT資産管理ツール導入が適しています。デジタル機器の基本情報や利用状況、ソフトウェアのライセンスなどを詳細まで管理でき、ヒューマンエラーによる管理トラブルを防止できます。ツールによっては機器のカタログ機能や棚卸機能を備えているものもあるため、社内のニーズに合わせて適切なツールを選びましょう。