kintoneアプリの使い方｜基本の検索・管理からAI・プラグイン活用術

こんにちは。サイボウズ株式会社が提供するクラウド型業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」の導入・開発を支援する日立ケーイーシステムズのライターチームです。

kintoneアプリは、業務に合わせたデータベースの作成・管理を簡単に行えるツールです。本記事では、kintoneアプリの基本的な活用方法である検索機能から、プラグインやAIを活用した応用的な使い方までを網羅的に解説します。データ管理の効率を上げ、より高度なデータ活用を目指すためのヒントを提供します。

kintoneのサービス詳細

そもそもkintoneアプリとは？業務に合わせたデータベースを簡単に作成

kintoneとは、プログラミングの知識がなくても、自社の業務に必要なアプリをマウス操作で直感的に作成できるツールです。このkintoneで作成した業務アプリを「kintoneアプリ」や「アプリ」と呼びます。顧客管理や案件管理、日報など、Excelや紙で管理していた様々な情報を一元化し、チーム内での情報共有を円滑にします。作成したアプリは、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからもアクセス可能です。kintoneのノーコード開発については「kintoneのノーコード開発のメリットや機能」で詳しく紹介しています。

Excelやスプレッドシート管理からの脱却！kintoneアプリでできること

kintoneアプリを導入することで、これまでExcelやスプレッドシートで行っていた多くの業務を効率化できます。例えば、顧客リスト・案件情報・日報などを一元管理し、リアルタイムでの情報共有が可能です。

また、タスク管理や売上管理はもちろん、見積書作成から承認といったワークフロー申請もkintone上で完結させることができます。これにより、データの散在や入力ミスを防ぎ、業務全体の生産性を向上させます。

kintoneアプリによる業務効率化については「kintoneアプリで業務効率を大幅アップ！初心者向け導入ガイド」で詳しく紹介しています。

プログラミング不要！自社の業務に合わせてアプリを作成する基本手順

kintoneでのアプリ作成に専門的なプログラミング知識やコードの記述は不要です。基本的には、まず用途に合ったサンプルアプリを選択するか、ゼロから作成を開始します。次に、テキスト入力欄・ドロップダウン・日付などの必要な項目をドラッグ＆ドロップで配置し、最後にアクセス権限などの詳細設定を行えば完成です。誰でも簡単な手順で、自社の業務に最適化されたアプリを作成できます。

日立ケーイーシステムズではkintoneのアプリ作成支援サービスをご提供しています。サービス内容については「kintone アプリ作成支援サービス」で詳しく紹介しています。

まずは基本の活用をマスター！kintoneアプリの検索機能を徹底解説

kintoneアプリに蓄積されたデータを有効活用するには、検索機能のマスターが不可欠です。kintoneには、特定のアプリ内を調べる「アプリ内検索」と、複数のアプリを横断して探す「全体検索」があります。これらの基本的な検索操作を理解することで、必要な情報へ素早くアクセスできるようになり、日々の業務効率が大幅に向上します。

アプリ内検索と全体検索の違いと効果的な使い分け

アプリ内検索は、現在開いているアプリ内のデータのみを対象とする検索機能です。「顧客管理アプリ」の中から特定の会社名を探す場合などに使用します。一方、全体検索は、自分がアクセス権を持つすべてのアプリやスペースを横断してキーワードを検索します。

特定の情報をどのアプリで管理しているか不明な場合に便利です。目的に応じてこれらの検索機能を使い分けることで、効率的に情報を見つけ出すことができます。

「絞り込み」機能で目的のデータを瞬時に見つける

「絞り込み」機能を使えば、特定の条件に合致するデータ（レコード）を表示できます。例えば、「担当者が自分で、かつステータスが”未対応”の案件」といった複数の条件を組み合わせて検索することが可能です。日付や数値の範囲を指定する設定もできます。

よく使う絞り込み条件は、アプリ管理者が予め保存しておくことでワンクリックで呼び出せるようになり、定型的なデータ検索の手間を大幅に削減できます。

【お悩み解決】kintoneアプリで検索してもヒットしない原因

kintoneアプリで検索しても情報がヒットしない場合、いくつかの原因が考えられます。まず、レコードやフィールドのアクセス権限により、閲覧が制限されている可能性があります。また、英数字のワードは部分一致での検索はできません。

他にも、データの登録直後で検索インデックスに反映されていない、添付ファイルのサイズが大きく検索対象外になっているなどが原因として挙げられます。

標準機能の限界を超える！プラグインでkintoneアプリをさらに便利に

kintoneの標準機能だけでは実現が難しい要件も、プラグインを追加することで解決できる場合があります。プラグインとは、kintoneアプリの機能を拡張するためのプログラムです。例えば、外部のクラウドサービスとデータを連携させたり、より高度な検索機能を追加したりと、自社の業務に合わせてkintoneを柔軟にカスタマイズできます。

一覧画面に検索窓を常設して操作性を向上させるプラグイン活用法

標準機能で複数の条件での検索をする場合は、データを検索する際に「絞り込み」アイコンをクリックして条件設定画面を開く必要があります。しかし、検索窓を常設できるプラグインを導入すれば、一覧画面から直接キーワードを入力して素早く検索できるようになります。これにより、クリック数を減らし、より直感的なデータ検索が実現するため、日常的な操作性が大きく向上します。

複数アプリの情報をまとめて検索！横断検索プラグインで業務を効率化

「顧客管理アプリ」と「案件管理アプリ」など、関連する情報が複数のアプリに分散しているケースは少なくありません。横断検索プラグインを導入すると、一つの画面から複数のアプリをまたいで一括で検索できます。これにより、情報を探すために各アプリを個別に開く手間が省け、異なるアプリ間のデータ連携がスムーズになり、業務全体の効率化につながります。

AIでデータ活用を次のステージへ！kintoneアプリの最先端活用術

kintoneに搭載されたAI機能を活用することで、蓄積されたデータをさらに高度に活用できます。これまで人が行っていたデータ分析や情報検索といった作業をAIが代行・支援することで、業務の自動化や意思決定の迅速化が期待できます。

社内のナレッジ検索を効率化する「検索AI」の仕組み

「検索AI」は、自然な文章で入力された質問の意図をAIが解釈し、関連性の高い情報をkintone内から探し出す機能です。例えば、「先月のA社との商談議事録を探して」と入力するだけで、該当するファイルやレコードを提示してくれます。これにより、キーワード検索では見つけにくかった情報にも容易にアクセスでき、社内のナレッジ共有や問い合わせ対応の効率が飛躍的に向上します。

蓄積されたデータから傾向を分析する「レコード一覧分析AI」の活用例

「レコード一覧分析AI」は、アプリの一覧画面に表示されているデータ群を基に、AIが自動でデータを整理し、データの傾向や特徴を可視化する機能です。例えば、売上管理アプリのレコード一覧から「商品別の売上構成比」や「月別の受注件数の推移」といった分析を行う手助けをしてくれます。これにより、専門的な分析スキルがなくても、データに基づいた状況把握や意思決定が可能になります。

kintoneアプリに関するよくある質問

ここでは、kintoneアプリの利用に関して頻繁に寄せられる質問とその回答を紹介します。機能の使い方やカスタマイズに関する疑問など、多くのユーザーが抱える共通の課題を取り上げているため、運用中の問題解決や、導入前の不明点解消の参考にしてください。より詳細な情報が必要な場合は、公式サイトのヘルプや専門家への問い合わせもご検討ください。

kintoneアプリで特定の条件に合うデータを効率的に検索する方法はありますか？

はい、「絞り込み」機能を使えば効率的に検索できます。担当者・日付・ステータスなど複数の条件を組み合わせて目的のレコードを抽出可能です。よく使う検索条件は「一覧」として管理者が設定でき、ワンクリックで呼び出すことができるため、定型業務を大幅に効率化できます。

kintoneアプリの標準機能ではできないことを実現したい場合、どうすれば良いですか？

プラグインの導入や外部サービスとの連携で実現できる場合があります。プログラミング不要で機能を追加できるプラグインが豊富に提供されています。より複雑な要件には、JavaScriptによるカスタマイズ開発やAPIを利用した他システムとの連携も可能です。

kintoneの業種・業務別アプリ構築事例については「【業種・業務別】kintoneアプリ構築事例」で詳しく紹介しています。

kintoneアプリにAI機能を適用すると、どのような業務が改善されますか？

AI機能の適用により、データの検索・分析・活用が高度化します。例えば、自然文での問い合わせにAIがkintone内の情報から回答したり、売上データの傾向を自動で分析したりすることが可能です。これにより、社内ナレッジ検索の効率化やデータに基づいた迅速な意思決定が実現します。