kintoneの基本的な使い方｜初心者向けにできること・AI活用法を解説

こんにちは。サイボウズ株式会社が提供するクラウド型業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」の導入・開発を支援する日立ケーイーシステムズのライターチームです。

kintoneは、プログラミングの知識がなくても業務アプリを作成できる便利なツールですが、「何から手をつければいいかわからない」と感じる初心者の方もいるかもしれません。この記事では、kintoneの基本的な使い方から、便利な検索機能、最新のAIの活用法まで、具体的な利用方法をわかりやすく解説します。この記事を読めば、kintoneでできることの全体像を掴み、自社の業務改善に活かすヒントが得られます。

kintoneのサービス詳細

kintone（キントーン）とは？ノーコードで業務改善を実現するクラウドサービス

kintone（キントーン）とは、サイボウズ株式会社が提供するクラウドサービスです。プログラミングの知識がなくても、マウス操作だけで自社の業務に合わせたシステム（アプリ）を簡単に作成できる「ノーコードツール」として知られています。kintoneでできること・できないことについては「kintoneでできること・できないこと」で詳しく紹介しています。

顧客管理や案件管理、日報、問い合わせ管理など、これまでExcelやスプレッドシートで管理していた様々な業務情報を一元化し、チーム内での共有や業務プロセスの効率化を実現します。

kintoneでできること｜3つの基本機能で情報を一元管理

kintoneの強みは、散在しがちな情報を一元管理できる点にあります。それを実現するのが「データベース機能」「プロセス管理機能」「コミュニケーション機能」という3つの基本的な機能です。これらの機能を組み合わせることで、単なるデータ管理に留まらず、業務全体の流れをスムーズにし、チームの生産性を向上させることが可能です。

各機能がどのように連携し、業務改善に繋がるのかを解説します。

散在した情報を集約する「データベース機能」

kintoneの核となるのが、業務に必要な情報を蓄積・管理するデータベース機能です。kintoneでは、このデータベースを「アプリ」と呼びます。顧客リストや案件管理表、商品マスタなど、Excelで作成していたような管理表を、kintone上で簡単にアプリ化できます。

アプリ内のデータは、一覧画面やグラフで可視化したり、テーブル形式で整理したりすることが可能です。データが一元管理されるため、属人化を防ぎ、常に最新の情報をチームで共有できます。

申請・承認フローを見える化する「プロセス管理機能」

見積書の申請や稟議、日報の提出といった社内の申請・承認業務を効率化するのがプロセス管理機能です。この機能を使うと、データ（レコード）ごとに申請者や承認者、現在のステータスといった作業の流れを設定できます。誰の承認待ちで業務が止まっているのかが一目でわかるため、対応漏れや遅延を防ぎます。

紙やメールでのやり取りで発生しがちな確認の手間を削減し、意思決定のスピードを向上させます。

データに紐づいた円滑なやり取りを実現する「コミュニケーション機能」

kintoneでは、登録されたデータ一つひとつにコメントを書き込めるコミュニケーション機能が備わっています。例えば、特定の案件情報を見ながら、担当者間で直接やりとりが可能です。これにより、メールや別のチャットツールを開くことなく、文脈に沿った議論ができます。

また、部署やプロジェクト単位で「スペース」と呼ばれる議論の場を作成し、関連するアプリやスレッドをまとめて情報共有することも可能です。

初心者でも簡単！kintoneの基本的な使い方3ステップ

kintoneの操作は直感的で、初心者でもすぐに使い始めることができます。ここでは、アプリの作成からデータの登録、そしてチームでの情報共有まで、kintoneを使いこなすための基本的な利用方法を3つのステップで解説します。この進め方に沿って操作を覚えれば、自社の業務に合わせたkintoneの活用がスムーズに始められます。kintoneの基本操作については「kintoneの使い方ガイド｜業務活用の基本操作」で詳しく紹介しています。

まずはこの3ステップをマスターし、kintoneによる業務改善の第一歩を踏み出しましょう。

STEP1：業務に合わせたアプリを作成する方法

最初のステップは、業務データの器となる「アプリ」の作成です。kintoneでは、主に3つの方法でアプリを作成できます。1つ目は、100種類以上用意されている「テンプレート」から、日報や顧客リストなど自社の目的に近いものを選ぶ方法です。

2つ目は、現在ExcelやCSVで管理しているファイルを読み込ませて自動でアプリ化する方法。3つ目は、ドラッグ＆ドロップ操作で、テキスト入力欄や日付、添付ファイルなどの「フォーム」部品を自由に配置して、一からオリジナルのアプリを作成する方法です。

STEP2：作成したアプリにデータを登録する（レコードの追加）

アプリが完成したら、次にデータを登録していきます。kintoneでは、一つひとつのデータを「レコード」と呼びます。アプリ画面の「＋」ボタンをクリックすると、STEP1で設定したフォームが表示されるので、各項目に必要な情報を入力して保存します。

この簡単な操作で、誰でもデータを追加できます。登録済みのレコードは、後から内容を編集したり、不要になったものを削除したりすることも可能です。

STEP3：チームで情報を共有・議論する（スペースの活用）

データの登録が進んだら、チームで情報を活用するフェーズに入ります。情報共有の場として便利なのが「スペース」機能です。例えば、「営業部スペース」を作成し、そこに関連するメンバーと案件管理アプリ、顧客リストアプリなどを集約できます。

スペース内では「スレッド」を立てて特定のテーマについて議論したり、レコードに直接コメントを書き込んで担当者間のやりとりを行ったりすることで、効率的な情報共有とコミュニケーションが実現します。

蓄積したデータを有効活用！kintoneの便利な検索機能の使い方

kintoneにデータが蓄積されてくると、必要な情報をいかに素早く見つけ出すかが重要になります。kintoneには、初心者でも簡単に使える検索機能から、特定の条件でデータを絞り込む高度な機能まで、便利な検索方法が備わっています。

このセクションでは、日々の業務で役立つkintoneの検索機能の利用方法を紹介し、データ活用の幅を広げるためのテクニックを解説します。

まずは基本から！標準機能で使える検索テクニック

最も基本的な検索操作は、各アプリの上部にある検索窓を使った「全文検索」です。キーワードを入力するだけで、レコード内のすべての項目を対象に一致する情報を探し出します。さらに便利なのが「絞り込み」機能です。

担当者やステータス、日付範囲などの条件を指定して、表示するレコードを絞り込めます。よく使う絞り込み条件は「一覧」として保存しておけば、ワンクリックでいつでも呼び出すことができ、効率的なデータ閲覧が可能です。

目的のデータが見つからない？高度な検索で絞り込む方法

より複雑な条件でデータを検索したい場合は、高度な絞り込み機能を活用します。「AかつB」や「AまたはB」のように複数の条件を組み合わせるAND/OR検索を使えば、ピンポイントで目的のレコードを見つけ出せます。また、「ルックアップ」機能を使えば、他のアプリに登録されている情報を参照して検索条件に利用することも可能です。計算フィールドに関数を設定し、特定の計算結果を持つレコードだけを抽出するといった、さらに応用的な使い方もできます。kintoneの関連レコードについては「kintoneの関連レコードの設定方法や活用ポイント」で詳しく紹介しています。

kintoneのAI機能を活用して業務を効率化する方法

kintoneでは、標準機能としてAIの技術を活用した機能が搭載されており、業務効率化をさらに加速させます。これまで手間がかかっていた情報検索やデータ分析といった作業をAIがサポートすることで、ユーザーはより付加価値の高い業務に集中できます。ここでは、kintoneに搭載されている2つのAI機能、「検索AI」と「レコード一覧分析AI」の具体的な活用方法を紹介します。

質問に答えてくれる「検索AI」で情報検索をスムーズに

「検索AI」は、まるで人に話しかけるように、自然な言葉で情報を検索できる機能です。例えば、「先月のA社に関する議事録を探して」といった曖昧な文章で質問するだけで、AIが意図を汲み取り、関連性の高いレコードやスペース、スレッドなどを提示します。キーワードを正確に思い出せない場合や、どこに情報があるかわからない場合に特に役立ち、社内のナレッジ検索を大幅に効率化します。

データを分析・要約する「レコード一覧分析AI」の活用シーン

「レコード一覧分析AI」は、アプリに蓄積された大量のテキストデータを自動で分析・要約する機能です。例えば、問い合わせ管理アプリに記録された数十件の顧客からの意見を、AIの力で「機能改善の要望」「価格に関する意見」といったカテゴリーに自動で分類したり、全体の要点を数行にまとめて要約したりできます。これにより、手作業での分析にかかっていた時間を大幅に削減し、迅速な状況把握や意思決定を支援します。

標準機能の限界を超える！プラグインでkintoneをさらに便利にする方法

kintoneは標準機能だけでも十分に強力ですが、「プラグイン」を追加することで、さらに便利な機能を拡張できます。プラグインとは、kintoneの機能を拡張するための追加プログラムのことです。kintoneプラグインの基本については「kintone プラグインを使いこなそう！基本から応用まで」で詳しく紹介しています。

帳票出力やカレンダー連携など、特定の業務要件に合わせて機能をカスタマイズしたい場合に役立ちます。プログラミングの知識がなくても、プラグインを導入するだけで、自社の業務に最適化されたシステムを構築できます。

プラグインで実現できることの具体例

プラグインを導入することで、様々な機能拡張が可能になります。例えば、kintoneに登録したデータから見積書や請求書などの帳票をワンクリックで出力したり、案件の納期や担当者のスケジュールをカレンダー形式で表示したりできます。また、一覧画面をExcelのように操作できるプラグインや、Webサイトに公開フォームを設置できるトヨクモ社の「フォームブリッジ」のような製品も人気です。kintoneプラグインの機能については「kintoneプラグインの使い方ガイド｜おすすめの機能」で詳しく紹介しています。

これらの例のように、プラグインは特定の課題を解決する強力なツールです。

外部サービス連携でkintoneの可能性を広げる

kintoneは、API（Application Programming Interface）を利用して、他のクラウドサービスや社内システムとデータを連携させることができます。APIとは、異なるソフトウェア同士が情報をやり取りするための「つなぎ役」のようなものです。

例えば、会計ソフトと連携して請求情報を自動で同期したり、MA（マーケティングオートメーション）ツールと顧客情報を連携させたりすることが可能です。これにより、データの二重入力を防ぎ、業務プロセス全体の自動化を実現します。

日立ケーイーシステムズが提供するkintone導入支援サービス

「kintoneを導入したいが、何から手をつければいいかわからない」「初めてのシステム導入で、自社だけで進めるのは不安だ」といった課題を抱えている企業様も少なくありません。日立ケーイーシステムズでは、お客様の業務内容を丁寧にヒアリングし、最適なkintoneの活用方法をご提案します。アプリの設計・構築から、導入後の運用サポートまで、kintone導入の進め方をワンストップで支援し、お客様の業務改善を実現します。kintoneのシステム構築については「kintone（構築）の支援サービス」で詳しく紹介しています。

kintoneの活用事例｜業務別の使い方を紹介

kintoneは、その柔軟性の高さから様々な業種・業務で活用されています。ここでは、具体的な活用イメージを持っていただけるよう、部門別の利用方法の例を紹介します。営業部門での案件管理から製造現場での進捗共有、総務部門での申請業務の電子化まで、kintoneがどのように日々の業務を効率化し、課題解決に貢献するのか、具体的なシーンを通して解説します。

【営業部門】Excelで管理していた案件情報をkintoneに集約

多くの営業部門では、案件情報や顧客リストをExcelで管理していますが、ファイルのバージョン管理が煩雑になったり、担当者以外が進捗を把握しづらいといった課題があります。kintoneで案件管理アプリを作成すれば、商談の進捗状況や顧客とのやり取り、見積書などの関連ファイルを一元管理できます。

スマートフォンからもアクセスできるため、外出先からでもリアルタイムに情報を更新・確認でき、迅速な顧客対応とチーム内の情報共有を実現します。

【製造部門】日報や生産状況をリアルタイムで共有

製造業の現場では、生産日報や品質チェック、設備点検などを紙で記録・報告しているケースが多く見られます。これらの業務をkintoneのアプリに置き換えることで、ペーパーレス化を実現し、情報共有のスピードを格段に向上させることが可能です。kintoneでの現地作業管理については「kintoneで現地作業管理する効果」で詳しく紹介しています。

現場の担当者がタブレットから直接データを入力すれば、管理者はリアルタイムで生産状況や設備の稼働状況を把握できます。これにより、問題発生時の迅速な対応や、データに基づいた生産計画の最適化に繋がります。

【総務部門】経費精算や勤務管理の申請・承認フローを電子化

経費精算や勤怠管理、備品購入の申請など、総務部門には多くの申請・承認業務が存在します。kintoneのプロセス管理機能を活用すれば、これらの申請から承認までの一連のフローを電子化できます。申請者はスマートフォンから手軽に申請でき、承認者は出先からでも内容を確認・承認することが可能です。

各申請が今どの段階にあるかが可視化され、承認者には通知が届くため、処理の遅延や漏れを防ぎます。個人のToDoリストとしても活用できます。

kintoneの使い方に関するよくある質問

kintoneの導入を検討する中で、様々な疑問や不安が出てくることでしょう。ここでは、特に初心者の方から多く寄せられる質問とその回答をまとめました。アプリ作成の難易度や既存のExcelデータからの移行方法など、kintoneの基本的な利用方法に関する疑問を解消し、スムーズな導入をサポートします。

kintoneの使い方は難しいですか？初心者でもアプリを作成できますか？

難しくありません。ドラッグ＆ドロップの直感的な操作が中心で、プログラミング知識のない初心者でも簡単にアプリを作成できます。業務に合わせたテンプレートも豊富に用意されているため、初めての方でも安心して始められる使いやすい設計になっています。

Excelで管理しているデータをkintoneで使うにはどうすればよいですか？

ExcelやCSVファイルを読み込むだけで、ファイル内のデータを元にkintoneアプリを自動で作成できます。既存のデータを無駄にすることなくスムーズに移行できるため、多くの場合、手作業での再入力を大幅に削減できます。データ連携も簡単に行えます。

kintoneの標準機能で目的のデータが見つからない場合、使い方のコツはありますか？

標準の絞り込み機能で複数条件を組み合わせるのが基本的な対策です。また、他のアプリの情報を参照して表示するルックアップ機能の活用や、プラグインを導入することで、より高度な検索も可能です。自社の目的に合った利用方法を検討することが重要です。

日立ケーイーシステムズがkintone導入で選ばれる理由

数あるkintoneパートナーの中から、なぜ日立ケーイーシステムズが選ばれるのか。それは、長年のシステム開発で培った技術力と、お客様の業務に深く寄り添う姿勢にあります。単にkintoneを導入するだけでなく、お客様のビジネス全体を見据えた最適なソリューションを提供し、業務改善の成功までを力強くサポートします。

基幹システムや現場端末とのデータ連携に強い

日立グループとして培ってきた豊富な経験を活かし、ERPなどの基幹システムとkintoneをAPIで連携させる高度なカスタマイズを得意としています。また、ハンディターミナルやタブレットといった現場で使われる様々な端末とのデータ連携にも対応し、現場から経営層までシームレスに情報がつながる仕組みを構築します。これにより、全社的なデータ活用と業務の自動化を促進します。

複数部門をまたぐ情報の共有化で業務効率を促進

一部門の業務改善に留まらず、営業、製造、管理など、複数の部門をまたいだ全社的な視点での業務フロー最適化を提案します。各部門に散らばっていた情報をkintoneに集約し、スペース機能を活用した円滑なやりとりを促進することで、部門間の壁を取り払います。

サイロ化された情報をなくし、組織全体の生産性向上に貢献します。

初めてでも安心のワンストップ導入サポート体制

kintoneの導入が初めてのお客様や、ITに不慣れな初心者の方でも安心してご相談ください。業務課題のヒアリングから要件定義、アプリの設計・構築、導入後の定着化支援や操作トレーニングまで、経験豊富な技術者が一貫してサポートします。kintoneのアプリ作成支援サービスについては「kintoneのアプリ作成支援サービス」で詳しく紹介しています。

お客様の隣で伴走し、kintone活用が成功するまで責任を持って支援するワンストップ体制が強みです。